No escriba datos personales, como el nombre de un cliente.
Pedir el consentimiento a los clientes
Haz que los clientes acepten un aviso de privacidad a nombre de tu agencia en su enlace de cliente antes de responder nada, con un registro de su consentimiento en el formulario.
Las respuestas del DS-160 de tus clientes incluyen su historial médico y penal y, según el RGPD, tú, como responsable del tratamiento de sus datos, necesitas una base legal para ello, normalmente su consentimiento explícito. Puedes hacer que el enlace de cliente lo pida: antes de que el cliente pueda ver o responder nada, lee un aviso de privacidad a nombre de tu agencia y marca una casilla para aceptarlo.
Requisitos previos. Esto es para Propietarios y Administradores de un workspace Business. Está desactivado de forma predeterminada: los enlaces solo piden consentimiento cuando lo activas.
Activarlo
Abre Configuración del workspace → Recepción de clientes y busca Consentimiento del cliente. Marca Pedir consentimiento en los nuevos enlaces de cliente y pulsa Guardar.
Este es el valor predeterminado para los enlaces que se creen a partir de ese momento. Los enlaces que ya enviaste siguen funcionando como antes. Cuando creas o envías por correo un enlace, Pedir primero el consentimiento del cliente aparece marcado, y puedes desmarcarlo para ese enlace concreto (o marcarlo en un enlace mientras el ajuste está desactivado). Los enlaces creados mediante la API siguen el ajuste, salvo que la solicitud envíe requireConsent.
Lo que ve tu cliente
En un enlace que pide consentimiento, el cliente ve primero una pantalla Antes de comenzar, con tu marca, que contiene:
- un enlace al Aviso de privacidad, que indica qué se recopila, por qué, quién lo recibe y cuáles son sus derechos;
- un enlace a Cómo se tratan sus datos, que describe a tu proveedor de software, el acuerdo bajo el que trabaja y cómo protege sus datos;
- una casilla que marcar, que menciona sus respuestas sobre salud y antecedentes penales para que el consentimiento sea explícito.
Hasta que acepte, el enlace no muestra nada más y no admite respuestas, documentos ni mensajes. Si elige No acepto, no se registra nada y se le pide que se ponga en contacto contigo.
Redactamos ambas páginas nosotros, así que no tienes que escribir tu propio aviso. Se completan con el nombre de tu agencia y los datos de contacto de Configuración del workspace → Marca; el resto del texto es el mismo para todos los workspaces, y no hay forma de subir tu propio aviso ni de enlazar a uno en su lugar. En las páginas tú eres “nosotros” y a nosotros solo se nos menciona como “un proveedor de software”. El registro de consentimiento de cada cliente indica qué versión del aviso aceptó. Lee las páginas antes de activar el consentimiento: las adoptas como tu aviso para estos clientes y sigues siendo responsable de ellas. Sin nombre de agencia, o en un enlace que oculta la marca, las páginas hablan de “la empresa que le envió este enlace”.
Cómo tratamos los datos de tus clientes por cuenta tuya se describe en nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos. Las preguntas sobre el texto van a privacy@ds160.io.
Cuando el cliente acepta
Al cliente se le pregunta una vez por formulario. Otro enlace para el mismo formulario no vuelve a preguntar.
La vista general del formulario muestra cuándo aceptó el cliente y la dirección a la que se envió el enlace. Guardamos la hora, la versión y el idioma del aviso y el navegador que utilizó, pero no su dirección IP. El endpoint de formulario de la API devuelve el mismo registro.
Si el cliente retira su consentimiento
Todas las páginas del enlace tienen Retirar el consentimiento al pie. Cuando un cliente lo retira, su enlace ya no puede modificar el formulario a menos que vuelva a aceptar, y los Propietarios y Administradores del workspace reciben un correo. No se borra nada: si el cliente quiere que se eliminen sus datos, escribe a privacy@ds160.io y los eliminamos en un plazo de 30 días. La vista general del formulario muestra la retirada hasta que vuelva a aceptar.