Contactos: clientes que vuelven

Los clientes vuelven: una renovación, un viaje nuevo, la visa de un cónyuge. Un contacto es la persona para la que es un formulario. Cada uno de sus formularios se vincula a ese contacto, así que una sola página muestra sus formularios, sus presentaciones y sus Application ID, y su siguiente formulario puede empezar a partir del último. Usa esta guía para añadir contactos, vincularles formularios, encontrar a las personas que ya tienen más de un formulario y, para empleados y estudiantes, tomar las respuestas de una empresa o de una escuela del formulario de un compañero.

Antes de empezar

• Quién puede usar los contactos: cualquier persona de un espacio de trabajo de empresa. Una cuenta personal mantiene junta a su familia en Mi familia.
• Qué guarda un contacto: un nombre que eliges y, si quieres, un correo electrónico. Todo lo demás sobre la persona (su fecha de nacimiento, su nacionalidad y su pasaporte) se lee de su formulario más reciente cada vez que se abre su página, y no se copia a ningún sitio.
• Un contacto por formulario: un formulario es para una sola persona. Un contacto puede tener cualquier número de formularios.
• Créditos: un formulario nuevo creado para un contacto usa un crédito de formulario, como cualquier otro formulario nuevo.

Contactos y grupos

Un contacto sigue a una persona a lo largo del tiempo. Un grupo reúne los formularios que se presentan juntos para un viaje, como los de una familia o un grupo de viaje. Funcionan a la vez: el grupo de una familia tiene cuatro formularios, y cada uno de ellos está vinculado a su propio contacto.

Añadir contactos

1. Abre Contactos en la barra lateral, debajo de Grupos.
2. Haz clic en Nuevo contacto. Elige Persona u Organización, ponle un nombre y, si quieres, un correo electrónico, y haz clic en Crear. Se abre la página del contacto.

También puedes empezar desde un formulario: en la vista general de un formulario, haz clic en Vincular a un contacto y elige Un contacto nuevo para este formulario (su nombre empieza siendo el del formulario) o Alguien que ya está en Contactos. En la página Nuevo formulario DS-160, la sección Contacto vincula el formulario nuevo en cuanto se crea.

Cuando un formulario está vinculado, su vista general muestra una línea como Contacto: Ana Popescu · Formularios: 3, con Cambiar y Quitar. Quitar el vínculo deja el formulario y el contacto tal como estaban. La lista de formularios muestra el contacto de cada formulario bajo su nombre, y el filtro Contacto muestra los formularios de una persona.

La página de un contacto

La página de una persona muestra:

• De su formulario más reciente: su nombre, su fecha de nacimiento, su nacionalidad, los cuatro últimos caracteres de su número de pasaporte y cuándo vence. Se marca el pasaporte que vence en menos de seis meses.
• Organizaciones: su empleador, su empresa del tratado o su escuela, si añades una (más abajo).
• Formularios: todos sus formularios, del más reciente al más antiguo, con cuándo se empezó cada uno, cuándo se presentó, las clases de visa solicitadas y el Application ID de CEAC.

Editar cambia el nombre o el correo electrónico del contacto. Archivar lo oculta de Contactos y deja sus formularios vinculados; Mostrar archivados lo vuelve a mostrar y Recuperar lo restaura.

Empezar el siguiente formulario de una persona

1. En la página de la persona, haz clic en Nuevo formulario para y su nombre.
2. Revisa el nombre del formulario. Empieza siendo el nombre del contacto.
3. Elige qué copiar. El formulario nuevo es una copia de su formulario más reciente, sin las secciones de este viaje (la página del viaje y los acompañantes de viaje), que un viaje nuevo vuelve a responder. Marca Copiar también las respuestas de este viaje para conservarlas.
4. Haz clic en Crear formulario. El formulario se abre, vinculado a la persona.

Si el pasaporte de su formulario más reciente vence en menos de seis meses, un aviso lo indica: pide un escaneo del pasaporte nuevo antes de presentar. Una persona que aún no tiene ningún formulario recibe uno en blanco. El formulario más reciente nunca se cambia.

Encontrar a las personas que ya tienen formularios

La primera vez que abres Contactos, DS160.io compara los formularios del espacio de trabajo y enumera los que parecen ser de la misma persona: el mismo número de pasaporte, o el mismo nombre y la misma fecha de nacimiento. Los formularios de demostración quedan fuera.

1. Haz clic en Revisar en Formularios que pueden ser de la misma persona.
2. En cada sugerencia, revisa los formularios y haz clic en Misma persona para vincularlos todos a un contacto (uno nuevo, o el contacto que algunos ya tienen), o en No es la misma persona. Una sugerencia que rechazas no vuelve a aparecer para los mismos formularios.
3. Haz clic en Volver a comparar más adelante para comparar de nuevo los formularios, después de añadir otros nuevos.

La vista general de un formulario también indica cuándo parece ser de un contacto que ya tienes, con Vincular a y el nombre del contacto.

La comparación lee las respuestas cuando se ejecuta y solo guarda qué formularios van juntos, nunca el número de pasaporte, el nombre ni la fecha de nacimiento que coincidieron.

Dos contactos para una misma persona

En la página de uno de los dos contactos, haz clic en Fusionar y elige el otro. Sus formularios pasan a este contacto, y el otro se archiva con un enlace al contacto en el que se fusionó.

Empleadores, empresas del tratado y escuelas

Una organización también es un contacto: un empleador, una empresa E-1 o E-2, o una escuela. Vincular a sus personas con ella permite que un formulario nuevo para una de ellas tome lo que la organización comparte del formulario de un compañero.

1. Añade la organización en la página Contactos, como Organización.
2. En la página de cada persona, haz clic en Añadir a una organización, elígela e indica qué es para esa persona:

Solo se completan las respuestas que el formulario nuevo aún no tiene, así que las respuestas propias de la persona siempre prevalecen. Un salario, unas funciones, una fecha de inicio, un número de recibo de la petición y un SEVIS ID nunca se copian: son de la propia persona. Después de Crear formulario, una nota indica cuántas respuestas vinieron de la organización; revísalas antes de presentar.

La página de una organización enumera sus personas y qué es para cada una de ellas.

El correo semanal de vencimientos de contactos

Una vez a la semana, los propietarios y administradores reciben un correo con los contactos cuyo pasaporte del formulario más reciente vence en menos de seis meses, y aquellos cuya visa de la última presentación puede tener que renovarse. Cada persona aparece una vez por cada caso, en la semana en que vence.

• Las fechas de visa son estimaciones. DS160.io nunca ve la visa que se emitió, así que cuenta desde la fecha de presentación y la duración habitual de ese tipo de visa (diez años para una visa B, por ejemplo). La reciprocidad puede acortar una visa: revisa la propia visa.
• DS160.io nunca escribe a los solicitantes. Decidir si contactar con ellos es cosa tuya.
• Activado o desactivado: el correo está activado de forma predeterminada para las agencias de visas y desactivado para los despachos de inmigración. Los propietarios y administradores lo cambian en Configuración del Espacio de Trabajo, Recepción de clientes, Correo de vencimientos de contactos.

Solución de problemas

• No hay ningún elemento Contactos en la barra lateral. Los contactos son para espacios de trabajo de empresa. En una cuenta personal, usa Mi familia.
• Una sugerencia nombra a dos personas distintas. Haz clic en No es la misma persona. Dos gemelos con el mismo nombre y la misma fecha de nacimiento, o un número de pasaporte escrito en el formulario equivocado, pueden parecer la misma persona.
• No aparece Nuevo formulario para. El contacto está archivado, o es una organización. Recupéralo, o abre una de sus personas.
• La página no muestra fecha de nacimiento ni pasaporte. Su formulario más reciente aún no ha respondido esas preguntas.