Clients : les personnes qui reviennent

Les clients reviennent : un renouvellement, un nouveau voyage, le visa d’un conjoint ou des enfants. Un client est la personne avec qui vous traitez, un par adresse e-mail dans l’espace de travail. Ses formulaires peuvent le concerner, lui ou sa famille : un parent qui dépose pour lui-même et ses trois enfants est un client avec quatre formulaires. Chacun de ses formulaires y est associé, si bien qu’une seule page montre ses formulaires, ses dépôts et ses Application ID. Utilisez ce guide pour ajouter des clients, y associer des formulaires et trouver les formulaires qui vont déjà ensemble.

Avant de commencer

Qui peut utiliser les clients : toute personne d’un espace de travail professionnel. Un compte personnel regroupe plutôt sa famille dans Ma famille.
Ce que contient un client : un nom que vous choisissez et un e-mail, que chaque client doit avoir. Tout le reste se trouve dans ses formulaires, un par personne pour qui il dépose.
Un client par adresse e-mail : deux clients d’un espace de travail ne partagent jamais une adresse, quelle que soit sa casse. L’adresse de connexion d’un membre de l’équipe n’est jamais celle d’un client.
Un client par formulaire : un formulaire a au plus un client. Un client peut avoir autant de formulaires que nécessaire.

Clients et groupes

Un client est une personne avec qui vous traitez, suivie dans le temps. Un groupe réunit les formulaires déposés ensemble pour un voyage, comme ceux d’une famille ou d’un groupe de voyage. Les deux fonctionnent côte à côte : le groupe d’une famille contient quatre formulaires et, quand un parent traite avec vous pour tous, les quatre formulaires sont associés à ce parent comme client.

Ajouter des clients

Ouvrez Clients dans la barre latérale, sous Groupes.
Cliquez sur Nouveau client. Donnez-lui un nom et un e-mail, puis cliquez sur Créer. La page du client s’ouvre. Une adresse qu’un autre client a déjà est refusée, et le champ l’indique : Ana Popescu a déjà cette adresse e-mail. L’adresse d’un membre de l’équipe l’est aussi : C’est l’adresse d’un membre de l’équipe, pas celle d’un client.

Vous pouvez aussi partir d’un formulaire : sur la vue d’ensemble d’un formulaire, cliquez sur Associer à un client, puis choisissez Un nouveau client pour ce formulaire (il reprend d’abord le nom et l’e-mail client du formulaire, et ne peut pas être créé sans e-mail) ou Une personne déjà dans les clients. Si l’adresse sous Un nouveau client pour ce formulaire est déjà celle d’un client, la fenêtre indique C’est l’e-mail de Ana Popescu : le formulaire est associé à ce client. et Associer associe le formulaire à ce client. Sur la page Nouveau formulaire DS-160, choisissez quelqu’un sous Client existant, dans la section Client, ou saisissez un E-mail du client (voir plus bas), et le nouveau formulaire est associé dès sa création.

Exemple : ce que vous verrez sur la plateforme

Une fois un formulaire associé, sa vue d’ensemble affiche une ligne comme Client : Ana Popescu · Formulaires : 3, avec Changer et Retirer. Retirer l’association laisse le formulaire et le client tels qu’ils étaient. L’e-mail du client du formulaire part avec, car c’est celui du client. L’écran Formulaires affiche le client de chaque formulaire sous son nom, et le filtre Client affiche les formulaires d’un client.

La page d’un client

La page d’un client affiche tous ses formulaires, du plus récent au plus ancien, avec la date de début de chacun, sa date de dépôt, les catégories de visa demandées et l’Application ID CEAC.

Modifier renomme le client ou change son e-mail ; un client ne peut pas rester sans e-mail, et la nouvelle adresse ne peut être ni celle d’un autre client ni celle d’un membre de l’équipe. Archiver le masque dans Clients et laisse ses formulaires associés ; Afficher les archivés le retrouve et Restaurer le rétablit.

Un client par adresse e-mail

Chaque adresse e-mail appartient au plus à un client de l’espace de travail, et l’e-mail du client d’un formulaire est l’e-mail du client auquel il est associé.

Sur un formulaire sans client, saisir une adresse sur la carte Client, ou dans E-mail du client sur la page Nouveau formulaire DS-160, associe le formulaire par cette adresse :
- Si un client l’a déjà, le formulaire lui est associé : C’est l’e-mail de Ana Popescu : le formulaire est associé à ce client.
- Si aucun client ne l’a, un champ Nom du client apparaît avec Cela ajoute un client avec cette adresse. Sur la carte Client, il reprend le nom du formulaire. Sur la page Nouveau formulaire DS-160, il est vide, avec le nom du formulaire en exemple ; laissé vide, le client prend le nom du formulaire.
- Si c’est l’adresse de connexion d’un membre de l’équipe (certaines agences saisissent la leur quand le demandeur n’en a pas), le formulaire la garde sans client : C’est l’adresse d’un membre de l’équipe : le formulaire la conserve, sans client.
Sur un formulaire associé, la carte Client affiche l’adresse avec Repris du client Ana Popescu. La modifier là modifie l’e-mail du client, et donc l’e-mail du client de tous ses formulaires : C’est l’e-mail de Ana Popescu : le modifier ici le modifie dans tous ses formulaires. L’adresse d’un autre client ou d’un membre de l’équipe est refusée. Vous ne pouvez pas le vider là ; Retirer sur la ligne du client du formulaire l’enlève.
Modifier sur la page d’un client change l’e-mail du client de tous ses formulaires, et Fusionner donne aux formulaires déplacés l’e-mail du client.
Sur la page Nouveau formulaire DS-160, choisir quelqu’un sous Client existant place son e-mail dans E-mail du client, où il ne peut pas être modifié. Une copie d’un formulaire pour le même e-mail du client est associée au client du formulaire copié.

Trouver les personnes qui ont déjà des formulaires

La première fois que vous ouvrez Clients, DS160.io compare les formulaires de l’espace de travail et liste ceux qui semblent concerner la même personne, quelles que soient leurs adresses e-mail : le même numéro de passeport, ou les mêmes nom et date de naissance. Les formulaires de démonstration sont exclus.

Cliquez sur Examiner dans Formulaires qui appartiennent peut-être à la même personne.
Pour chaque suggestion, vérifiez les formulaires, puis cliquez sur Même personne pour les associer tous à un seul client (un nouveau, ou celui que certains ont déjà), ou sur Pas la même personne. Si aucun des formulaires n’a encore de client, Même personne ouvre Un nouveau client pour ces formulaires et vous demande un nom et un e-mail (en reprenant d’abord le nom du formulaire le plus récent et l’e-mail client des formulaires) ; cliquez ensuite sur Créer et associer les formulaires. Si cette adresse est déjà celle d’un client, la fenêtre indique C’est l’e-mail de Ana Popescu : ces formulaires sont associés à ce client. et les formulaires sont associés à ce client. Une suggestion refusée ne revient pas pour les mêmes formulaires.
Cliquez plus tard sur Comparer à nouveau pour comparer de nouveau les formulaires, après l’ajout de nouveaux.

La vue d’ensemble d’un formulaire indique aussi quand il ressemble à un client que vous avez déjà, avec Associer à suivi du nom du client.

La comparaison lit les réponses au moment où elle s’exécute et ne garde que les formulaires qui vont ensemble, jamais le numéro de passeport, le nom ou la date de naissance qui correspondaient.

Un client ajouté deux fois

Un client qui vous a écrit depuis deux adresses e-mail peut se retrouver en deux clients. Sur la page de l’un des deux clients, cliquez sur Fusionner et choisissez l’autre sous Client à fusionner. Ses formulaires passent sur ce client et prennent son e-mail, et l’autre est archivé avec un lien vers celui dans lequel il a été fusionné.

Dépannage

Il n’y a pas d’élément Clients dans la barre latérale. Les clients sont réservés aux espaces de travail professionnels. Sur un compte personnel, utilisez Ma famille.
Le champ indique « Ana Popescu a déjà cette adresse e-mail. » Chaque client a sa propre adresse. Ouvrez Ana Popescu dans Clients et associez-lui le formulaire ou, si les deux sont le même client, utilisez Fusionner.
Le champ indique « C’est l’adresse d’un membre de l’équipe, pas celle d’un client. » Saisissez l’adresse du client lui-même. Un formulaire sans client peut garder l’adresse d’un membre de l’équipe, mais aucun client ne peut l’avoir.
Pourquoi deux de mes clients ont-ils été fusionnés ? Ils partageaient une adresse e-mail quand la règle d’un client par adresse est entrée en vigueur. Chacun de ces ensembles a été fusionné dans son client le plus ancien, formulaires compris ; les autres sont archivés et marqués comme fusionnés, et Afficher les archivés les retrouve.
Une suggestion réunit deux personnes différentes. Cliquez sur Pas la même personne. Des jumeaux qui partagent un nom et une date de naissance, ou un numéro de passeport saisi dans le mauvais formulaire, peuvent se ressembler.
Un formulaire manque sur la page d’un client. Il est associé à un autre client, ou à aucun. Sur la vue d’ensemble du formulaire, cliquez sur Changer ou Associer à un client.