Contacts : les clients qui reviennent

Les clients reviennent : un renouvellement, un nouveau voyage, le visa d’un conjoint. Un contact est la personne pour qui un formulaire est rempli. Chacun de ses formulaires y est associé, si bien qu’une seule page montre ses formulaires, ses dépôts et ses Application ID, et que son prochain formulaire peut partir du dernier. Utilisez ce guide pour ajouter des contacts, y associer des formulaires, trouver les personnes qui ont déjà plus d’un formulaire et, pour les salariés et les étudiants, reprendre les réponses sur une entreprise ou une école depuis le formulaire d’un collègue.

Avant de commencer

• Qui peut utiliser les contacts : toute personne d’un espace de travail professionnel. Un compte personnel regroupe plutôt sa famille dans Ma famille.
• Ce que contient un contact : un nom que vous choisissez et, si vous le souhaitez, un e-mail. Tout le reste sur la personne (date de naissance, nationalité et passeport) est lu dans son dernier formulaire à chaque ouverture de sa page, et n’est copié nulle part.
• Un contact par formulaire : un formulaire concerne une seule personne. Un contact peut avoir autant de formulaires que nécessaire.
• Crédits : un nouveau formulaire créé pour un contact utilise un crédit de formulaire, comme tout autre nouveau formulaire.

Contacts et groupes

Un contact suit une personne dans le temps. Un groupe réunit les formulaires déposés ensemble pour un voyage, comme ceux d’une famille ou d’un groupe de voyage. Les deux fonctionnent côte à côte : le groupe d’une famille contient quatre formulaires, et chacun d’eux est associé à son propre contact.

Ajouter des contacts

1. Ouvrez Contacts dans la barre latérale, sous Groupes.
2. Cliquez sur Nouveau contact. Choisissez Personne ou Organisation, donnez-lui un nom et, si vous le souhaitez, un e-mail, puis cliquez sur Créer. La page du contact s’ouvre.

Vous pouvez aussi partir d’un formulaire : sur la vue d’ensemble d’un formulaire, cliquez sur Associer à un contact, puis choisissez Un nouveau contact pour ce formulaire (son nom reprend d’abord celui du formulaire) ou Une personne déjà dans les contacts. Sur la page Nouveau formulaire DS-160, la section Contact associe le nouveau formulaire dès sa création.

Une fois un formulaire associé, sa vue d’ensemble affiche une ligne comme Contact : Ana Popescu · Formulaires : 3, avec Changer et Retirer. Retirer l’association laisse le formulaire et le contact tels qu’ils étaient. L’écran Formulaires affiche le contact de chaque formulaire sous son nom, et le filtre Contact affiche les formulaires d’une personne.

La page d’un contact

La page d’une personne affiche :

• D’après son dernier formulaire : son nom, sa date de naissance, sa nationalité, les quatre derniers caractères de son numéro de passeport et sa date d’expiration. Un passeport qui expire dans les six mois est signalé.
• Organisations : son employeur, son entreprise conventionnée ou son école, si vous en ajoutez une (voir plus bas).
• Formulaires : tous ses formulaires, du plus récent au plus ancien, avec la date de début de chacun, sa date de dépôt, les catégories de visa demandées et l’Application ID CEAC.

Modifier renomme le contact ou change son e-mail. Archiver le masque dans Contacts et laisse ses formulaires associés ; Afficher les archivés le retrouve et Restaurer le rétablit.

Lancer le prochain formulaire d’une personne

1. Sur la page de la personne, cliquez sur Nouveau formulaire pour suivi de son nom.
2. Vérifiez le nom du formulaire. Il reprend d’abord le nom du contact.
3. Choisissez ce qui est copié. Le nouveau formulaire est une copie de son dernier formulaire, sans les sections de ce voyage (la page du voyage et les compagnons de voyage), auxquelles un nouveau voyage répond à nouveau. Cochez Copier aussi les réponses de ce voyage pour les garder.
4. Cliquez sur Créer le formulaire. Le formulaire s’ouvre, associé à la personne.

Si le passeport de son dernier formulaire expire dans les six mois, un avertissement le signale : demandez un scan du nouveau passeport avant le dépôt. Une personne sans formulaire reçoit un formulaire vierge. Le dernier formulaire n’est jamais modifié.

Trouver les personnes qui ont déjà des formulaires

La première fois que vous ouvrez Contacts, DS160.io compare les formulaires de l’espace de travail et liste ceux qui semblent appartenir à la même personne : le même numéro de passeport, ou les mêmes nom et date de naissance. Les formulaires de démonstration sont exclus.

1. Cliquez sur Examiner dans Formulaires qui appartiennent peut-être à la même personne.
2. Pour chaque suggestion, vérifiez les formulaires, puis cliquez sur Même personne pour les associer tous à un seul contact (un nouveau, ou celui que certains ont déjà), ou sur Pas la même personne. Une suggestion refusée ne revient pas pour les mêmes formulaires.
3. Cliquez plus tard sur Comparer à nouveau pour comparer de nouveau les formulaires, après l’ajout de nouveaux.

La vue d’ensemble d’un formulaire indique aussi quand il ressemble à un contact que vous avez déjà, avec Associer à suivi du nom du contact.

La comparaison lit les réponses au moment où elle s’exécute et ne garde que les formulaires qui vont ensemble, jamais le numéro de passeport, le nom ou la date de naissance qui correspondaient.

Deux contacts pour une même personne

Sur la page de l’un des deux contacts, cliquez sur Fusionner et choisissez l’autre. Ses formulaires passent sur ce contact, et il est archivé avec un lien vers celui dans lequel il a été fusionné.

Employeurs, entreprises conventionnées et écoles

Une organisation est aussi un contact : un employeur, une entreprise E-1 ou E-2, ou une école. Y associer ses membres permet à un nouveau formulaire pour l’un d’eux de reprendre ce que l’organisation partage depuis le formulaire d’un collègue.

1. Ajoutez l’organisation sur la page Contacts, en tant qu’Organisation.
2. Sur la page de chaque personne, cliquez sur Ajouter à une organisation, choisissez-la et ce qu’elle est pour la personne :

Seules les réponses que le nouveau formulaire n’a pas encore sont remplies : les réponses propres à la personne l’emportent toujours. Un salaire, des fonctions, une date de début, un numéro de reçu de pétition et un SEVIS ID ne sont jamais copiés : ils sont propres à la personne. Après Créer le formulaire, une note indique combien de réponses viennent de l’organisation ; vérifiez-les avant le dépôt.

La page d’une organisation liste ses membres et ce qu’elle est pour chacun d’eux.

L’e-mail hebdomadaire des échéances des contacts

Une fois par semaine, les propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail listant les contacts dont le passeport du dernier formulaire expire dans les six mois, et ceux dont le visa du dernier dépôt est peut-être à renouveler. Chaque personne apparaît une fois par événement, la semaine où il arrive à échéance.

• Les dates de visa sont des estimations. DS160.io ne voit jamais le visa délivré : il compte à partir de la date de dépôt et de la durée habituelle de ce type de visa (dix ans pour un visa B, par exemple). La réciprocité peut raccourcir un visa : vérifiez le visa lui-même.
• DS160.io n’écrit jamais aux demandeurs. C’est à vous de décider de les contacter.
• Activé ou désactivé : l’e-mail est activé par défaut pour les agences de visas et désactivé pour les cabinets d’immigration. Les propriétaires et administrateurs le modifient dans Paramètres de l’espace de travail, Collecte client, E-mail des échéances des contacts.

Dépannage

• Il n’y a pas d’élément Contacts dans la barre latérale. Les contacts sont réservés aux espaces de travail professionnels. Sur un compte personnel, utilisez Ma famille.
• Une suggestion réunit deux personnes différentes. Cliquez sur Pas la même personne. Des jumeaux qui partagent un nom et une date de naissance, ou un numéro de passeport saisi dans le mauvais formulaire, peuvent se ressembler.
• Nouveau formulaire pour est absent. Le contact est archivé, ou c’est une organisation. Restaurez-le, ou ouvrez la page de l’un de ses membres.
• La page n’affiche ni date de naissance ni passeport. Son dernier formulaire n’a pas encore répondu à ces questions.