Typ geen persoonsgegevens, zoals de naam van een klant.
Een DS-160 importeren uit Docketwise
Druk het slimme DS-160-formulier van een klant vanuit Docketwise af als pdf met de juiste Chrome-instellingen, upload het, controleer wat er mee is gekomen en los een mislukte import op.
Verhuist u dossiers vanuit Docketwise? Begin een formulier vanuit de DS-160 die u daar al hebt, in plaats van alles over te typen. U drukt het slimme DS-160-formulier van de klant af als pdf, uploadt het en ziet wat er wordt geïmporteerd voordat het formulier wordt aangemaakt. Het formulier opent daarna met de antwoorden van de klant al ingevuld, klaar om te controleren, naar de klant te sturen of elektronisch in te dienen.
Voordat u begint
- Een zakelijke werkruimte. Importeren uit Docketwise is alleen beschikbaar in zakelijke werkruimtes.
- Chrome op een computer. De import leest de opmaak van een pdf die is opgeslagen met Opslaan als pdf in Chrome.
- De antwoorden van de klant ingevuld in het formulier in Docketwise. De import leest alleen wat op de afdruk staat.
- Een formuliertegoed. Het formulier aanmaken kost er een, net als elk ander formulier.
Heeft Docketwise de aanvraag al op CEAC aangemaakt, dan kunt u die in plaats daarvan met het Application ID uit CEAC teruglezen: zie Een DS-160 importeren uit CEAC.
1. Druk de DS-160 af vanuit Docketwise
- Open in Docketwise het slimme DS-160-formulier van de klant bij de intakestap (Intake).
- Open het actiemenu (het printerpictogram) en kies Print questions. Vink Select all aan: Print questions drukt alleen de aangevinkte vragen af, en een pdf met maar een deel ervan importeert alleen dat deel. De afdrukbare versie opent in een nieuw browsertabblad.
- Druk in dat tabblad af en kies Opslaan als pdf. Gebruik Chrome en zet onder Meer instellingen Achtergrondafbeeldingen aan: anders ontbreken de antwoorden die met knoppen en selectievakjes zijn gekozen in de pdf.
Afdrukinstellingen die ertoe doen
| Instelling | Kies | Waarom |
|---|---|---|
| Print questions | Select all | Alleen de aangevinkte vragen worden afgedrukt, dus alleen die kunnen worden geïmporteerd. |
| Browser | Chrome | De import leest de opmaak die Chrome de pagina geeft. |
| Bestemming | Opslaan als pdf | Een pdf-printer, zoals Microsoft Print to PDF, slaat een opmaak op die de import niet kan lezen. |
| Achtergrondafbeeldingen | Aan, onder Meer instellingen | Anders ontbreken de antwoorden die met knoppen en selectievakjes zijn gekozen in de pdf. |
| Al het andere | Laat papierformaat, marges en schaal zoals ze staan | De import leest de gewone opmaak van Chrome, ook een pagina die is verkleind om te passen. |
2. Upload de pdf
Klik op het scherm Formulieren op Nieuw DS-160-formulier, kies Importeren uit Docketwise en sleep de pdf naar het uploadvak, of kies hem. Pdf’s tot 25 MB worden geaccepteerd.
- Bevat de pdf maar een deel van de DS-160, dan noemt de pagina de tabbladen van Docketwise die erin ontbreken. Druk de vragen opnieuw af met Select all, of maak het formulier met deze pdf aan en vul de rest later in.
- Staat in de pdf niet waarvoor de reis is, kies dan het visum. Zonder visum worden de antwoorden op de eigen pagina’s van het visum, zoals de E-visumpagina’s, weggelaten. Het komt in het formulier als doel van de reis, dat u later kunt wijzigen.
3. Controleer wat er wordt geïmporteerd
Voordat er iets wordt aangemaakt, leest de pagina de pdf en toont:
- Controleer of dit de juiste aanvrager is: de naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, het paspoort, visum, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer en de burgerlijke staat, zoals ze worden opgeslagen.
- Antwoorden per sectie: hoeveel antwoorden er in elke sectie van het formulier komen.
- Controleren na het importeren: geïmporteerde antwoorden om na te kijken, bijvoorbeeld een lang antwoord dat de afdruk van Docketwise heeft afgekapt.
- Niet geïmporteerd: antwoorden die niet mee konden, gegroepeerd naar de reden.
| Reden | Wat het betekent |
|---|---|
| Niet leesbaar zoals afgedrukt | De afdruk bevat geen bruikbare waarde: een Social Security-nummer gemaskeerd als XXX-XX-1234, een datum waarvan alleen de maand of het jaar bekend is, of een volledige naam in één hoofdlettergebruik, zodat achternamen niet van voornamen te onderscheiden zijn. Voer deze met de hand in. |
| Geen overeenkomende DS-160-optie | Het antwoord noemt een keuze die de DS-160 niet biedt. |
| Vraag niet herkend | Een vraag die de import nog niet kent. |
| Wordt voor deze aanvraag niet gevraagd | De DS-160 vraagt het alleen bij andere visumtypes of andere antwoorden, bijvoorbeeld een petitienummer bij een E-2. |
| Wordt op de DS-160 niet gevraagd | Docketwise vraagt het, de DS-160 niet: kinderen, het adres van een ouder, enkele veiligheidsvragen die het State Department heeft geschrapt. |
De naam van het formulier wordt ingevuld met de naam van de aanvrager, tenzij u er zelf een hebt getypt. Antwoorden worden in hoofdletters opgeslagen, zoals de formuliereditor dat doet. Klik op Formulier aanmaken om het aan te maken.
4. Na het importeren
Het formulieroverzicht toont een melding Geïmporteerd uit Docketwise met de datum en de bestandsnaam, Originele pdf downloaden en Importrapport bekijken. De rapportpagina toont de antwoorden om te controleren, elk gekoppeld aan zijn sectie, en alles wat niet is geïmporteerd. De originele pdf blijft bij het formulier en elke download wordt vastgelegd in de geschiedenis van het formulier. In de veldgeschiedenis staat elk geïmporteerd antwoord als aangemaakt door wie de import uitvoerde, gemarkeerd met Geïmporteerd uit Docketwise.
Antwoorden om met de hand aan te vullen
Open Importrapport bekijken en werk het door voordat u elektronisch indient:
- Controleren na het importeren: open elk antwoord via de link en vergelijk het met Docketwise, bijvoorbeeld een lang antwoord dat de afdruk heeft afgekapt.
- Niet leesbaar zoals afgedrukt: typ deze in, zoals het volledige Social Security-nummer of een exacte datum.
- Alles wat de DS-160 vraagt en Docketwise niet heeft verzameld: het formulieroverzicht markeert een sectie als onvolledig totdat de verplichte vragen zijn beantwoord. Vul ze zelf in, of stuur de klant de link om ze af te maken: zie Klanten hun intakelink mailen.
Als elke sectie volledig is, is het formulier klaar om te beoordelen en elektronisch in te dienen zoals elk ander formulier: zie De antwoorden van een klant beoordelen.
Problemen oplossen
Als de pdf niet kan worden geïmporteerd, zegt de pagina waarom. Elke melding, en wat u moet doen:
| De pagina meldt | Wat u moet doen |
|---|---|
| Dat bestand is geen pdf | Upload de pdf die u vanuit Docketwise hebt opgeslagen, geen schermafbeelding of Word-bestand. |
| Die pdf is te groot om te importeren | De limiet is 25 MB. Een DS-160 opgeslagen met Opslaan als pdf in Chrome is veel kleiner; een bestand van deze omvang is meestal een scan, die ook niet kan worden geïmporteerd. |
| Deze pdf is beveiligd met een wachtwoord | Sla hem opnieuw op vanuit Docketwise zonder wachtwoord en upload dat bestand. |
| Deze pdf kon niet worden geopend | Het bestand lijkt beschadigd of onvolledig, vaak door een onderbroken download. Sla hem opnieuw op en upload het nieuwe bestand. |
| Deze pdf bevat afbeeldingen van de pagina’s in plaats van hun tekst | Het is een scan, een foto, of een pdf-printer heeft de pagina’s als afbeeldingen opgeslagen. Druk de vragen opnieuw af en sla de pagina op met Opslaan als pdf in Chrome. |
| Deze pdf is geen DS-160 afgedrukt vanuit Docketwise | De kop “DS-160 for …” ontbreekt. Open de DS-160 van de klant bij de stap Intake, kies Print questions en sla die pagina op. |
| Deze DS-160 is niet opgeslagen met Opslaan als pdf in Chrome | Druk de vragen opnieuw af in Chrome en kies Opslaan als pdf als bestemming, niet een pdf-printer zoals Microsoft Print to PDF. |
| We konden geen enkel antwoord lezen in deze pdf | Meestal was in Print questions maar een deel van de vragen aangevinkt. Druk opnieuw af met Select all. |
| Er konden geen antwoorden uit worden gelezen | Het formulier in Docketwise is leeg. Controleer of de antwoorden van de klant daar zijn ingevuld en druk de vragen daarna opnieuw af. |
| Een opmaak die de import nog niet kan lezen | Opnieuw afdrukken helpt waarschijnlijk niet. We krijgen een melding wanneer een import mislukt, zodat we de opmaak kunnen toevoegen. Maak het formulier voorlopig aan zonder te importeren. |
| De pdf kon niet worden gelezen. Probeer het opnieuw. | Er ging aan onze kant iets mis. Upload de pdf over een minuut opnieuw. |
Een pdf die niet kan worden geïmporteerd, wordt 30 dagen versleuteld bewaard, zodat we de import voor die opmaak kunnen verbeteren, en daarna verwijderd.
Ondersteunde en niet-ondersteunde pdf’s
| Wordt geïmporteerd | Wordt niet geïmporteerd |
|---|---|
| Een slim DS-160-formulier afgedrukt met Print questions en opgeslagen met Opslaan als pdf in Chrome | Een scan of foto van de afgedrukte pagina’s |
| Hetzelfde met maar enkele tabbladen aangevinkt: alleen die tabbladen worden geïmporteerd, en de pagina zegt welke ontbreken | Een pdf opgeslagen door een pdf-printer, zoals Microsoft Print to PDF |
| Een pagina die bij het afdrukken is verkleind om te passen | Een met een wachtwoord beveiligde pdf |
| Elk visumtype dat de DS-160 biedt, inclusief de E-1- en E-2-pagina’s | Andere formulieren en vragenlijsten van Docketwise, of een DS-160 uit een andere tool |