Snelstart voor immigratiekantoren

Deze gids brengt een immigratiekantoor van de aanmelding tot zijn eerste ingediende DS-160, met de controle door de advocaat op zijn plaats: wij vullen de officiële DS-160 in, en je advocaat controleert hem op CEAC en ondertekent hem daar. Staan je dossiers nu in Docketwise, dan haal je de lopende dossiers over vanuit hun pdf in plaats van ze over te typen. Je eerste formulier is gratis.

Voordat je begint

• Wie het inricht: wie zich aanmeldt, wordt de Eigenaar van de werkruimte. Kies degene die de kaart op naam heeft, meestal de managing partner of de officemanager.
• Een kaart: een zakelijke werkruimte is pas actief als er een kaart is geregistreerd. Bij de aanmelding wordt niets afgeschreven, en het eerste formulier dat je aanmaakt is gratis. Zie Betaalmethode en je eerste gratis formulier.
• De accounts van je team: iedereen die je toevoegt, heeft een eigen DS160.io-account nodig.
• Eén lopend dossier om te proberen: een DS-160-pdf uit Docketwise, of het aanvraag-ID van een DS-160 die al op CEAC staat.

1. Meld je kantoor aan

Open het zakelijke aanmeldformulier, of klik op Test uw volgende DS-160 gratis op de pagina voor immigratiekantoren. Vul in:

• Naam kantoor of bureau: je klanten zien dit als de naam achter hun formulier en hun e-mails.
• Werkruimtenaam: wat je team in DS160.io ziet.
• Wat past het best bij u?: kies Immigratiekantoor.
• Verwachte DS-160’s per maand, en het e-mailadres en wachtwoord van de Eigenaar.

Voer de 6-cijferige code in die we je mailen en voeg daarna een kaart toe op het facturatiescherm dat volgt. De werkruimte is actief zodra de kaart is opgeslagen.

2. Voeg je advocaten en juridisch medewerkers toe

Open Werkruimte-instellingen → Team en toegang, klik op Lid toevoegen, vul het e-mailadres van een collega in en kies een rol. Er zijn geen kosten per gebruiker.

Wijs elk formulier toe aan wie het dossier behandelt, zodat de berichten van de klant bij die persoon aankomen. Zie Teamleden.

3. Houd de controle door de advocaat vóór ondertekening

Ondertekenen van een DS-160 kan niet ongedaan worden gemaakt, dus bij de meeste kantoren controleert een advocaat de aanvraag voordat die wordt ingediend. Open Werkruimte-instellingen → Elektronisch indienen, zet onder Controle vóór ondertekening Stoppen vóór ondertekening aan en klik op Opslaan. Elke indiening stopt dan op de pagina Ondertekenen en indienen van CEAC als Klaar om te ondertekenen, met een pdf van elke pagina, zodat de advocaat hem kan controleren en op ceac.state.gov kan ondertekenen.

Zie Een DS-160 op CEAC controleren vóór ondertekening.

4. Beantwoord de vragen van het kantoor één keer

Stel op dezelfde pagina Elektronisch indienen de antwoorden in die op elk formulier hetzelfde zijn:

• Standaardgegevens van de invuller: de naam en het adres van je kantoor, de naam van de invuller en de relatie tot de aanvrager. Het gedeelte over de invuller verdwijnt dan uit de formulieren van je klanten en wij vullen het in. Zie Standaardgegevens van de invuller.
• Antwoord op de beveiligingsvraag: een willekeurig antwoord per formulier, of één antwoord dat je kantoor voor al zijn klanten gebruikt. Zie Antwoord op de beveiligingsvraag.

5. Haal je lopende dossiers over

Klik op het scherm Formulieren op Nieuw DS-160-formulier en kies waarmee het formulier begint:

• Importeren uit Docketwise: druk het slimme DS-160-formulier van de klant vanuit Docketwise af als pdf en upload het. Zie Een DS-160 importeren uit Docketwise.
• Importeren uit CEAC: lees een DS-160 in die al op CEAC is begonnen of ingediend, met het aanvraag-ID. Zie Een DS-160 importeren uit CEAC.
• Een kopie van een formulier: voor een terugkerende klant van wie het eerdere formulier al in DS160.io staat.

Elke import laat zien wat er wordt overgenomen voordat het formulier wordt aangemaakt, en zet daarna op een rij wat je moet controleren.

6. Verzamel antwoorden van nieuwe klanten

Begin voor een nieuwe klant met Een leeg formulier, typ het e-mailadres van de klant en laat De klant een link mailen zodra het formulier is aangemaakt aangevinkt. De klant antwoordt in zijn eigen taal via een beveiligde link van je kantoor, en je team leest de antwoorden in het Engels. Je kunt hem eerst om toestemming vragen voor een privacyverklaring op naam van je kantoor, en hem automatisch herinneren als hij de link niet opent.

Zie Klanten hun intakelink mailen en Klanten om toestemming vragen.

7. Beoordeel, dien in en bewaar het dossier

1. Wanneer de klant klaar is, krijgen Eigenaren en Beheerders een e-mail Klaar voor beoordeling. Open het formulier, lees de antwoorden naast hun Engelse versie en pas aan wat nodig is. Zie De antwoorden van een klant beoordelen.
2. Klik op Indieningen bekijken, kies de ambassade of het consulaat en klik op Nieuwe inzending. Wij vullen elke pagina op CEAC in en voeren de beveiligingscodes in; alleen als CEAC onze code weigert, mailen we je om er zelf een te typen.
3. De indiening stopt als Klaar om te ondertekenen. De advocaat leest de pdf, opent de aanvraag op ceac.state.gov met de Indieningsgegevens en ondertekent hem daar.
4. Bewaar de bevestigingspagina van CEAC bij het dossier van de klant. PDF downloaden op het formulier geeft een genummerde pdf van de antwoorden onder de naam van je kantoor. Zie Een formulier downloaden als pdf.

Verwacht resultaat

Je team zit in één werkruimte, de invullergegevens en het beveiligingsantwoord van het kantoor zijn één keer ingesteld, lopende dossiers zijn geïmporteerd, en elke DS-160 wacht als Klaar om te ondertekenen op de advocaat. Stopt een indiening om een andere reden, zie dan Een indiening oplossen die niet is afgerond.

Volgende stappen

• Zet je logo en naam op klantlinks en e-mails onder Werkruimte-instellingen → Branding.
• Bied klantlinks aan op het eigen domein van je kantoor: Aangepaste domeinen.
• Verstuur e-mails aan klanten vanaf het adres van je kantoor: E-mail met je eigen merk (SMTP).
• Houd de formulieren van een gezin bij elkaar: Groepen formulieren: gezinnen en reisgroepen.