Không nhập thông tin cá nhân, chẳng hạn như tên của khách hàng.
Khởi đầu nhanh cho công ty di trú
Thiết lập DS160.io cho công ty di trú của bạn: thêm luật sư và trợ lý luật sư, giữ bước luật sư kiểm tra trước khi ký, chuyển các hồ sơ đang mở từ Docketwise hoặc CEAC sang, và nộp DS-160 đầu tiên.
Hướng dẫn này đưa một công ty di trú đi từ đăng ký đến DS-160 đầu tiên được nộp, mà vẫn giữ bước kiểm tra của luật sư: chúng tôi điền DS-160 chính thức, còn luật sư của bạn kiểm tra trên CEAC và ký tại đó. Nếu hồ sơ của bạn hiện nằm trên Docketwise, bạn chuyển các hồ sơ đang mở sang từ tệp PDF của chúng thay vì gõ lại. Biểu mẫu đầu tiên của bạn là miễn phí.
Trước khi bắt đầu
- Ai thiết lập: người đăng ký sẽ trở thành Chủ sở hữu của không gian làm việc. Hãy chọn người sẽ giữ thẻ đã lưu, thường là luật sư điều hành hoặc quản lý văn phòng.
- Một thẻ: không gian làm việc doanh nghiệp cần có thẻ đã lưu trước khi được kích hoạt. Bạn không bị tính phí khi đăng ký, và biểu mẫu đầu tiên bạn tạo là miễn phí. Xem Phương thức thanh toán và biểu mẫu miễn phí đầu tiên.
- Tài khoản của nhóm: mỗi người bạn thêm cần có tài khoản DS160.io riêng.
- Một hồ sơ đang mở để thử: một tệp PDF DS-160 từ Docketwise, hoặc Application ID của một DS-160 đã có trên CEAC.
1. Đăng ký cho công ty của bạn
Mở biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, hoặc nhấp Dùng thử miễn phí với DS-160 tiếp theo trên trang công ty di trú. Điền:
- Tên công ty hoặc đại lý: hiển thị với khách hàng như tên đứng sau biểu mẫu và email của họ.
- Tên không gian làm việc: tên nhóm của bạn thấy trong DS160.io.
- Điều nào mô tả bạn đúng nhất?: chọn Công ty di trú.
- Số DS-160 dự kiến mỗi tháng, cùng email và mật khẩu của Chủ sở hữu.
Nhập mã 6 chữ số chúng tôi gửi qua email, rồi thêm thẻ trên màn hình thanh toán hiện ra tiếp theo. Không gian làm việc được kích hoạt khi thẻ đã được lưu.
2. Thêm luật sư và trợ lý luật sư
Mở Cài đặt không gian làm việc → Nhóm & quyền truy cập, nhấp Thêm thành viên, nhập email của đồng nghiệp và chọn vai trò. Không tính phí theo số người.
| Ai | Vai trò | Vì sao |
|---|---|---|
| Trợ lý luật sư và người quản lý hồ sơ | Thành viên | Mở, tạo và sửa mọi biểu mẫu, nhắn tin cho khách hàng và xem xét câu trả lời. |
| Luật sư quản lý không gian làm việc | Quản trị viên | Ngoài ra còn mời khách hàng, phân công biểu mẫu, thay đổi cài đặt của công ty và nhận email Sẵn sàng xem xét. |
Phân công mỗi biểu mẫu cho người phụ trách để tin nhắn của khách hàng đến được với họ. Xem Thành viên nhóm.
3. Giữ bước luật sư kiểm tra trước khi ký
Việc ký DS-160 không thể hoàn tác, nên phần lớn các công ty để luật sư kiểm tra đơn trước khi nộp. Mở Cài đặt không gian làm việc → Nộp hồ sơ điện tử, bật Dừng trước khi ký trong Kiểm tra trước khi ký, rồi nhấp Lưu. Từ đó, mọi lần nộp đều dừng ở trang Ký và gửi của CEAC với trạng thái Sẵn sàng để ký, kèm một tệp PDF của mọi trang, để luật sư kiểm tra và ký trên ceac.state.gov.
Xem Kiểm tra DS-160 trên CEAC trước khi ký.
4. Trả lời các câu hỏi của công ty một lần
Trên cùng trang Nộp hồ sơ điện tử, đặt các câu trả lời giống nhau trên mọi biểu mẫu:
- Thông tin mặc định của người hỗ trợ: tên và địa chỉ công ty, tên người hỗ trợ điền đơn và mối quan hệ với người nộp đơn. Khi đó phần người hỗ trợ của DS-160 biến mất khỏi biểu mẫu của khách hàng và chúng tôi điền phần này. Xem Thông tin mặc định của người hỗ trợ điền đơn.
- Câu trả lời cho câu hỏi bảo mật: một câu trả lời ngẫu nhiên cho mỗi biểu mẫu, hoặc một câu trả lời công ty dùng cho mọi khách hàng. Xem Câu trả lời cho câu hỏi bảo mật.
5. Chuyển các hồ sơ đang mở sang
Trên màn hình Biểu mẫu, nhấp Biểu mẫu DS-160 mới và chọn điểm bắt đầu của biểu mẫu:
- Nhập từ Docketwise: in biểu mẫu thông minh DS-160 của khách hàng từ Docketwise ra PDF và tải lên. Xem Nhập một DS-160 từ Docketwise.
- Nhập từ CEAC: đọc một DS-160 đã bắt đầu hoặc đã nộp trên CEAC bằng Application ID của nó. Xem Nhập một DS-160 từ CEAC.
- Bản sao của một biểu mẫu: cho khách hàng quay lại có biểu mẫu trước đó đã nằm trong DS160.io.
Mỗi lần nhập đều cho thấy những gì sẽ được chuyển sang trước khi biểu mẫu được tạo, và liệt kê những gì cần kiểm tra sau đó.
6. Thu thập câu trả lời từ khách hàng mới
Với khách hàng mới, hãy bắt đầu từ Một biểu mẫu trống, nhập email của khách hàng và giữ nguyên dấu chọn ở Gửi email liên kết cho khách hàng khi biểu mẫu được tạo. Khách hàng trả lời bằng ngôn ngữ của họ qua một liên kết an toàn từ công ty bạn, còn nhóm của bạn đọc câu trả lời bằng tiếng Anh. Bạn có thể yêu cầu khách hàng đồng ý với một thông báo quyền riêng tư đứng tên công ty bạn trước, và tự động nhắc họ nếu họ không mở liên kết.
Xem Gửi cho khách hàng liên kết tiếp nhận và Xin sự đồng ý của khách hàng.
7. Xem xét, nộp và lưu hồ sơ
- Khi khách hàng điền xong, Chủ sở hữu và Quản trị viên nhận được email Sẵn sàng xem xét. Mở biểu mẫu, đọc câu trả lời bên cạnh bản tiếng Anh và sửa những gì cần sửa. Xem Xem xét câu trả lời của khách hàng.
- Nhấp Xem đơn nộp, chọn đại sứ quán hoặc lãnh sự quán và nhấp Bản gửi mới. Chúng tôi điền mọi trang trên CEAC và nhập mã bảo mật của trang; chỉ khi CEAC từ chối mã của chúng tôi, chúng tôi mới gửi email để bạn nhập.
- Lần nộp dừng lại với trạng thái Sẵn sàng để ký. Luật sư đọc tệp PDF, mở đơn trên ceac.state.gov bằng Chi tiết nộp đơn, và ký tại đó.
- Lưu trang xác nhận từ CEAC cùng hồ sơ của khách hàng. Tải PDF trên biểu mẫu cho bạn một tệp PDF đánh số các câu trả lời, đứng tên công ty bạn. Xem Tải biểu mẫu dưới dạng PDF.
Kết quả mong đợi
Nhóm của bạn ở trong một không gian làm việc, thông tin người hỗ trợ và câu trả lời bảo mật của công ty được đặt một lần, các hồ sơ đang mở đã được nhập, và mỗi DS-160 chờ luật sư ở trạng thái Sẵn sàng để ký. Nếu một lần nộp dừng vì lý do khác, xem Khắc phục lần nộp không hoàn tất.
Bước kế tiếp
- Đặt logo và tên của bạn trên liên kết và email gửi khách hàng tại Cài đặt không gian làm việc → Thương hiệu.
- Phục vụ liên kết khách hàng trên tên miền riêng của công ty: Tên miền tùy chỉnh.
- Gửi email cho khách hàng từ địa chỉ của công ty: Email mang thương hiệu của bạn (SMTP).
- Giữ các biểu mẫu của một gia đình cùng nhau: Nhóm biểu mẫu: gia đình và đoàn du lịch.