Gửi cho khách hàng liên kết tiếp nhận

Mỗi biểu mẫu có thể mang địa chỉ email của khách hàng mà nó thuộc về. Khi đã đặt, bạn có thể gửi cho khách hàng đó liên kết tiếp nhận an toàn của họ chỉ bằng một cú nhấp — từ chính địa chỉ đại lý của bạn nếu bạn đã kết nối, hoặc từ DS160.io thay mặt bạn nếu chưa — và xem lại tại một nơi mọi thứ đã được gửi cho biểu mẫu.

Điều kiện tiên quyết. Quy trình này dành cho Chủ sở hữu và Quản trị viên của một workspace Business. Để gửi liên kết, biểu mẫu cần có email khách hàng. Email mang thương hiệu của bạn (SMTP) là tùy chọn: nó gửi email từ chính địa chỉ của bạn thay vì địa chỉ của DS160.io.

Đặt email khách hàng

Mở một biểu mẫu và tìm trường Email khách hàng trong phần tổng quan của biểu mẫu. Nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa, nhập địa chỉ của khách hàng và lưu (Enter để lưu, Escape để hủy). Địa chỉ phải là một email hợp lệ; gửi giá trị trống để xóa nó.

Sau khi đặt, địa chỉ cũng xuất hiện dưới dạng một nhãn nhỏ trên hàng của biểu mẫu trong danh sách biểu mẫu của bạn, để bạn thấy ngay biểu mẫu nào có khách hàng được gắn kèm.

Gửi liên kết tiếp nhận

Khi đã đặt email khách hàng, một nút Gửi liên kết cho khách hàng xuất hiện bên cạnh. Nếu bạn chưa kết nối email mang thương hiệu của bạn, một ghi chú bên dưới nút cho biết email sẽ được DS160.io gửi thay mặt bạn.

Nhấp vào nút, xác nhận trong hộp thoại và nền tảng sẽ gửi cho khách hàng của bạn một liên kết tiếp nhận an toàn. Email này:

• Từ đại lý của bạn — gửi qua máy chủ SMTP của bạn, từ tên và địa chỉ người gửi bạn đã cấu hình. Nếu không có cài đặt SMTP, email được gửi từ support@ds160.io với tên “Đại lý của bạn via DS160.io”, thư trả lời sẽ đến email liên hệ mang thương hiệu của bạn (hoặc, nếu bạn chưa đặt, đến email của chủ sở hữu workspace), và một dòng ở cuối email cho biết DS160.io đã gửi thay mặt bạn. Khi gửi theo cách này, một workspace có thể gửi tối đa 200 email cho khách hàng mỗi ngày, bao gồm cả email nhắc nhở và email thử nghiệm; máy chủ SMTP của riêng bạn không có giới hạn này.
• Một thông điệp đơn giản, dạng văn bản thuần, chứa một liên kết có dạng …/client-intake/<form>?token=…. Nếu bạn đã thiết lập tên miền tùy chỉnh, liên kết sẽ dùng tên miền đó.
• Bằng ngôn ngữ của khách hàng — email và biểu mẫu tiếp nhận đều dùng ngôn ngữ liên kết khách hàng mặc định của workspace (đặt trong Cài đặt Workspace → Tiếp nhận khách hàng), để thông điệp khớp với biểu mẫu mà khách hàng nhìn thấy.

Liên kết hết hạn sau số ngày mặc định của workspace, là 30 trừ khi bạn thay đổi. Hãy gửi một liên kết mới bất cứ lúc nào nếu nó hết hạn. Trong khi gửi, nút hiển thị Đang gửi…, rồi Đã gửi liên kết khi hoàn tất.

Thay đổi thời hạn của liên kết

Liên kết khách hàng mới có hiệu lực 30 ngày trừ khi bạn thay đổi. Để đặt mặc định của riêng bạn, hãy mở Cài đặt Workspace → Tiếp nhận khách hàng, nhập số ngày từ 1 đến 365 trong Thời hạn mặc định của liên kết khách hàng, rồi nhấp Lưu.

Mặc định này áp dụng ở mọi nơi tạo liên kết trên nền tảng:

• Liên kết bạn gửi bằng Gửi liên kết cho khách hàng có hiệu lực trong số ngày đó.
• Trên các trang Tạo liên kết khách hàng và Biểu mẫu DS-160 mới, Hết hạn trong (Ngày) bắt đầu từ giá trị mặc định, và bạn vẫn có thể chọn số khác cho riêng liên kết đó.

Thay đổi mặc định chỉ ảnh hưởng đến các liên kết được tạo sau đó: liên kết đã gửi giữ nguyên thời hạn lúc được tạo. Liên kết tạo qua API luôn tự nêu expiresInDays, nên mặc định không áp dụng cho chúng.

Nếu bạn dùng lời nhắc khi không hoạt động, hãy đặt lời nhắc cuối cùng vào hoặc trước ngày mặc định. Lời nhắc đặt sau đó được đánh dấu trong phần cài đặt và chỉ đến được những khách hàng có liên kết được đặt thời hạn dài hơn.

Tùy chỉnh mẫu email

Theo mặc định, chúng tôi soạn email tiếp nhận cho bạn. Để gửi nội dung của riêng bạn, hãy mở Cài đặt không gian làm việc → Liên lạc → Mẫu email cho khách hàng (Chủ sở hữu/Quản trị viên, không gian làm việc Doanh nghiệp). Mẫu ở dạng văn bản thuần và bạn có thể chỉnh sửa cả tiêu đề lẫn nội dung.

Mẫu được đặt theo từng ngôn ngữ. Chọn một ngôn ngữ, viết tiêu đề và nội dung rồi lưu lại. Khi bạn gửi liên kết, chúng tôi dùng mẫu của bạn cho ngôn ngữ liên kết khách hàng mặc định của không gian làm việc. Nếu bạn chưa viết mẫu cho ngôn ngữ đó, chúng tôi sẽ dùng mẫu mặc định tích hợp cùng ngôn ngữ đó — không bao giờ dùng mẫu của bạn từ ngôn ngữ khác.

Đặt các biến này vào tiêu đề hoặc nội dung và chúng tôi sẽ thay thế khi gửi email:

• {{clientLink}} — liên kết tiếp nhận an toàn. Bắt buộc trong nội dung; không thể lưu mẫu nếu thiếu.
• {{expiryDate}} — ngày liên kết hết hạn, viết bằng số theo định dạng ngôn ngữ của khách hàng: 30/06/2026 bằng tiếng Việt, 06/30/2026 bằng tiếng Anh. Không có tên tháng, nên không có gì bị bỏ sót khi dịch.
• {{agencyName}} — tên đại lý của bạn.
• {{formName}} — tên biểu mẫu.
• {{customerEmail}} — địa chỉ email của khách hàng.

Khi bạn nhập, trình chỉnh sửa hiển thị bản xem trước trực tiếp với giá trị mẫu. Dùng Đặt lại về mặc định để xóa mẫu của bạn cho ngôn ngữ đã chọn và quay về nội dung tích hợp của chúng tôi.

Xem lại những gì đã gửi

Mở Email từ phần tổng quan của biểu mẫu để xem lịch sử email của biểu mẫu tại …/forms/<form>/emails. Bạn sẽ có một danh sách theo thứ tự thời gian của mọi email đã gửi cho biểu mẫu đó — người nhận, loại, chủ đề và thời điểm gửi — và bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào để đọc nội dung thông điệp.

Nhật ký này bao gồm các liên kết tiếp nhận bạn gửi, cùng với các thông báo biểu mẫu của nền tảng (như “sẵn sàng để xem xét” và cập nhật hoạt động của khách hàng). Nó chỉ dành cho Chủ sở hữu/Quản trị viên và được giới hạn trong workspace và biểu mẫu của bạn — không bao giờ để lộ email của workspace khác hoặc của nền tảng.