Klanten: mensen die terugkomen

Klanten komen terug: een verlenging, een nieuwe reis, een visum voor hun partner of kinderen. Een klant is de persoon met wie u zaken doet, één per e-mailadres in de werkruimte. Hun formulieren kunnen voor henzelf zijn of voor hun gezin: een ouder die voor zichzelf en drie kinderen indient, is één klant met vier formulieren. Elk formulier van die klant is aan de klant gekoppeld, zodat één pagina de formulieren, indieningen en Application ID’s toont. Gebruik deze handleiding om klanten toe te voegen, formulieren eraan te koppelen en formulieren te vinden die al bij elkaar horen.

Voordat u begint

• Wie klanten kan gebruiken: iedereen in een zakelijke werkruimte. Een persoonlijk account houdt het gezin in plaats daarvan bij elkaar in Mijn gezin.
• Wat een klant bevat: een naam die u kiest en een e-mailadres, dat elke klant moet hebben. Al het andere staat in de formulieren, één voor elke persoon voor wie de klant indient.
• Eén klant per e-mailadres: geen twee klanten in een werkruimte delen een adres, ongeacht hoofdletters of kleine letters. Het adres waarmee een teamlid inlogt, is nooit dat van een klant.
• Eén klant per formulier: een formulier heeft hooguit één klant. Een klant kan een onbeperkt aantal formulieren hebben.

Klanten en groepen

Een klant is één persoon met wie u zaken doet, die u door de tijd volgt. Een groep bevat formulieren die samen voor één reis worden ingediend, zoals van een gezin of een reisgroep. Ze werken naast elkaar: de groep van een gezin bevat vier formulieren, en als één ouder het voor alle vier met u regelt, zijn die vier formulieren aan die ouder gekoppeld als hun klant.

Klanten toevoegen

1. Open Klanten in de zijbalk, onder Groepen.
2. Klik op Nieuwe klant. Geef een naam en een e-mailadres, en klik op Aanmaken. De pagina van de klant opent. Een adres dat een andere klant al heeft, wordt geweigerd, en het veld meldt dat: Ana Popescu heeft dit e-mailadres al. Het adres van een teamlid ook: Dit is het adres van een teamlid, niet van een klant.

U kunt ook bij een formulier beginnen: klik op het overzicht van een formulier op Aan een klant koppelen en kies Een nieuwe klant voor dit formulier (die begint met de naam en het klant-e-mailadres van het formulier, en kan niet zonder e-mailadres worden aangemaakt) of Iemand die al in Klanten staat. Is het adres onder Een nieuwe klant voor dit formulier al van een klant, dan meldt het venster Dit is het e-mailadres van Ana Popescu: het formulier wordt aan deze klant gekoppeld. en koppelt Koppelen het formulier aan die klant. Kies op de pagina Nieuw DS-160-formulier iemand onder Bestaande klant in de sectie Klant, of vul een E-mailadres van de klant in (zie hieronder), en het nieuwe formulier wordt gekoppeld zodra het is aangemaakt.

Zodra een formulier gekoppeld is, toont het overzicht een regel zoals Klant: Ana Popescu · Formulieren: 3, met Wijzigen en Verwijderen. Als u de koppeling verwijdert, blijven het formulier en de klant zoals ze waren. Het e-mailadres van de klant op het formulier gaat mee, omdat het van de gekoppelde klant is. Het scherm Formulieren toont bij elk formulier de klant onder de naam, en het filter Klant toont de formulieren van één klant.

De pagina van een klant

De pagina van een klant toont elk formulier van de klant, nieuwste eerst, met wanneer het is begonnen, wanneer het is ingediend, de visumklassen waarvoor is ingediend en de Application ID van CEAC.

Bewerken wijzigt de naam of het e-mailadres van de klant; een klant kan niet zonder e-mailadres, en het nieuwe adres mag niet van een andere klant of van een teamlid zijn. Archiveren verbergt de klant in Klanten en laat de formulieren gekoppeld; met Gearchiveerde tonen vindt u de klant terug en met Terughalen zet u die terug.

Eén klant per e-mailadres

Elk e-mailadres hoort bij hooguit één klant in de werkruimte, en het e-mailadres van de klant op een formulier is het e-mailadres van de klant waaraan het gekoppeld is.

• Op een formulier zonder klant koppelt een adres dat u op de kaart Klant of in E-mailadres van de klant op de pagina Nieuw DS-160-formulier invult, het formulier via dat adres:
  • Heeft een klant het al, dan gaat het formulier naar die klant: Dit is het e-mailadres van Ana Popescu: het formulier wordt aan deze klant gekoppeld.
  • Heeft geen klant het, dan verschijnt een veld Naam van de klant met Hiermee wordt een klant met dit adres toegevoegd. Op de kaart Klant begint het met de naam van het formulier. Op de pagina Nieuw DS-160-formulier is het leeg, met de naam van het formulier als hint; laat u het leeg, dan krijgt de klant de naam van het formulier.
  • Is het het adres waarmee een teamlid inlogt (sommige bureaus vullen hun eigen adres in als de aanvrager er geen heeft), dan houdt het formulier het zonder klant: Dit is het adres van een teamlid: het formulier houdt het, zonder klant.
• Op een gekoppeld formulier toont de kaart Klant het adres met Overgenomen van de klant Ana Popescu. Als u het daar wijzigt, wijzigt u het e-mailadres van de klant, en daarmee het e-mailadres van de klant op al diens formulieren: Dit is het e-mailadres van Ana Popescu: als u het hier wijzigt, wijzigt het in al hun formulieren. Het adres van een andere klant of van een teamlid wordt geweigerd. U kunt het daar niet leegmaken; Verwijderen op de klantregel van het formulier haalt het weg.
• Bewerken op de pagina van een klant wijzigt het e-mailadres van de klant op al diens formulieren, en Samenvoegen geeft de verplaatste formulieren het e-mailadres van de klant.
• Op de pagina Nieuw DS-160-formulier zet het kiezen van iemand onder Bestaande klant diens e-mailadres in het veld E-mailadres van de klant, waar u het niet kunt wijzigen. Een kopie van een formulier voor hetzelfde e-mailadres van de klant wordt gekoppeld aan de klant van het gekopieerde formulier.

Mensen vinden die al formulieren hebben

De eerste keer dat u Klanten opent, vergelijkt DS160.io de formulieren van de werkruimte en toont het de formulieren die voor dezelfde persoon lijken te zijn, welke e-mailadressen ze ook hebben: hetzelfde paspoortnummer, of dezelfde naam en geboortedatum. Demoformulieren tellen niet mee.

1. Klik op Bekijken bij Formulieren die mogelijk bij dezelfde persoon horen.
2. Bij elke suggestie controleert u de formulieren en klikt u op Dezelfde persoon om ze allemaal aan één klant te koppelen (een nieuwe klant, of de klant die sommige al hebben), of op Niet dezelfde persoon. Heeft nog geen van de formulieren een klant, dan opent Dezelfde persoon Een nieuwe klant voor deze formulieren en vraagt om een naam en een e-mailadres (eerst die van het nieuwste formulier en het klant-e-mailadres van de formulieren); klik daarna op Aanmaken en formulieren koppelen. Is dat adres al van een klant, dan meldt het venster Dit is het e-mailadres van Ana Popescu: deze formulieren worden aan deze klant gekoppeld. en worden de formulieren aan die klant gekoppeld. Een suggestie die u afwijst, komt voor dezelfde formulieren niet terug.
3. Klik later op Opnieuw vergelijken om de formulieren opnieuw te vergelijken, nadat er nieuwe zijn toegevoegd.

Het overzicht van een formulier meldt ook wanneer het lijkt op een klant die u al hebt, met Koppelen aan en de naam van de klant.

De vergelijking leest de antwoorden wanneer ze wordt uitgevoerd en bewaart alleen welke formulieren bij elkaar horen, nooit het paspoortnummer, de naam of de geboortedatum die overeenkwam.

Eén klant twee keer toegevoegd

Een klant die vanaf twee e-mailadressen schreef, kan twee klanten worden. Klik op de pagina van een van de twee klanten op Samenvoegen en kies de andere onder Klant om samen te voegen. De formulieren daarvan gaan naar deze klant en krijgen diens e-mailadres, en de andere klant wordt gearchiveerd met een link naar de klant waarin die is samengevoegd.

Problemen oplossen

• Er staat geen Klanten in de zijbalk. Klanten zijn er voor zakelijke werkruimtes. Gebruik in een persoonlijk account Mijn gezin.
• Het veld meldt “Ana Popescu heeft dit e-mailadres al.” Elke klant heeft een eigen adres. Open Ana Popescu in Klanten en koppel het formulier aan die klant, of, als het dezelfde klant is, voeg de twee samen met Samenvoegen.
• Het veld meldt “Dit is het adres van een teamlid, niet van een klant.” Vul het eigen adres van de klant in. Een formulier zonder klant kan het adres van een teamlid houden, maar geen enkele klant kan het hebben.
• Waarom zijn twee van mijn klanten samengevoegd? Ze deelden een e-mailadres toen de regel van één klant per adres inging. Elke zo’n set is samengevoegd in de oudste klant, met de formulieren; de andere zijn gearchiveerd en als samengevoegd gemarkeerd, en met Gearchiveerde tonen vindt u ze terug.
• Een suggestie noemt twee verschillende mensen. Klik op Niet dezelfde persoon. Een tweeling met dezelfde naam en geboortedatum, of een paspoortnummer dat in het verkeerde formulier is getypt, kan er hetzelfde uitzien.
• Een formulier staat niet op de pagina van een klant. Het is aan een andere klant gekoppeld, of aan geen enkele. Klik op het overzicht van het formulier op Wijzigen of Aan een klant koppelen.