Contacten: klanten die terugkomen

Klanten komen terug: een verlenging, een nieuwe reis, het visum van een partner. Een contact is de persoon voor wie een formulier is. Elk formulier van die persoon is aan het contact gekoppeld, zodat één pagina de formulieren, indieningen en Application ID’s toont, en het volgende formulier kan beginnen vanuit het laatste. Gebruik deze handleiding om contacten toe te voegen, formulieren eraan te koppelen, mensen te vinden die al meer dan één formulier hebben en, voor werknemers en studenten, de antwoorden over een bedrijf of een school over te nemen uit het formulier van een collega.

Voordat u begint

• Wie contacten kan gebruiken: iedereen in een zakelijke werkruimte. Een persoonlijk account houdt het gezin in plaats daarvan bij elkaar in Mijn gezin.
• Wat een contact bevat: een naam die u kiest en, als u wilt, een e-mailadres. Al het andere over de persoon (geboortedatum, nationaliteit en paspoort) wordt elke keer dat de pagina opent uit het laatste formulier gelezen, en wordt nergens naartoe gekopieerd.
• Eén contact per formulier: een formulier is voor één persoon. Een contact kan een onbeperkt aantal formulieren hebben.
• Tegoeden: een nieuw formulier voor een contact kost een formuliertegoed, net als elk ander nieuw formulier.

Contacten en groepen

Een contact volgt één persoon door de tijd. Een groep bevat formulieren die samen voor één reis worden ingediend, zoals van een gezin of een reisgroep. Ze werken naast elkaar: de groep van een gezin bevat vier formulieren, en elk van die formulieren is gekoppeld aan een eigen contact.

Contacten toevoegen

1. Open Contacten in de zijbalk, onder Groepen.
2. Klik op Nieuw contact. Kies Persoon of Organisatie, geef een naam en, als u wilt, een e-mailadres, en klik op Aanmaken. De pagina van het contact opent.

U kunt ook bij een formulier beginnen: klik op het overzicht van een formulier op Aan een contact koppelen en kies Een nieuw contact voor dit formulier (de naam is eerst die van het formulier) of Iemand die al in Contacten staat. Op de pagina Nieuw DS-160-formulier koppelt de sectie Contact het nieuwe formulier zodra het is aangemaakt.

Zodra een formulier gekoppeld is, toont het overzicht een regel zoals Contact: Ana Popescu · Formulieren: 3, met Wijzigen en Verwijderen. Als u de koppeling verwijdert, blijven het formulier en het contact zoals ze waren. Het scherm Formulieren toont bij elk formulier het contact onder de naam, en het filter Contact toont de formulieren van één persoon.

De pagina van een contact

De pagina van een persoon toont:

• Uit het laatste formulier: naam, geboortedatum, nationaliteit, de laatste vier tekens van het paspoortnummer en de vervaldatum. Een paspoort dat binnen zes maanden verloopt, wordt gemarkeerd.
• Organisaties: de werkgever, de verdragsonderneming of de school, als u er een toevoegt (zie hieronder).
• Formulieren: elk formulier van de persoon, nieuwste eerst, met wanneer het is begonnen, wanneer het is ingediend, de visumklassen waarvoor is ingediend en de Application ID van CEAC.

Bewerken wijzigt de naam of het e-mailadres van het contact. Archiveren verbergt het in Contacten en laat de formulieren gekoppeld; met Gearchiveerde tonen vindt u het terug en met Terughalen zet u het terug.

Het volgende formulier van een persoon beginnen

1. Klik op de pagina van de persoon op Nieuw formulier voor en de naam.
2. Controleer de naam van het formulier. Die is eerst de naam van het contact.
3. Kies wat u kopieert. Het nieuwe formulier is een kopie van het laatste formulier, zonder de secties over deze reis (de reispagina en de reisgenoten), die bij een nieuwe reis opnieuw worden beantwoord. Vink Ook de antwoorden over deze reis kopiëren aan om ze te houden.
4. Klik op Formulier aanmaken. Het formulier opent, gekoppeld aan de persoon.

Als het paspoort in het laatste formulier binnen zes maanden verloopt, meldt een waarschuwing dat: vraag om een scan van het nieuwe paspoort voordat u indient. Een persoon zonder formulier krijgt een leeg formulier. Het laatste formulier wordt nooit gewijzigd.

Mensen vinden die al formulieren hebben

De eerste keer dat u Contacten opent, vergelijkt DS160.io de formulieren van de werkruimte en toont het de formulieren die bij dezelfde persoon lijken te horen: hetzelfde paspoortnummer, of dezelfde naam en geboortedatum. Demoformulieren tellen niet mee.

1. Klik op Bekijken bij Formulieren die mogelijk bij dezelfde persoon horen.
2. Bij elke suggestie controleert u de formulieren en klikt u op Dezelfde persoon om ze allemaal aan één contact te koppelen (een nieuw contact, of het contact dat sommige al hebben), of op Niet dezelfde persoon. Een suggestie die u afwijst, komt voor dezelfde formulieren niet terug.
3. Klik later op Opnieuw vergelijken om de formulieren opnieuw te vergelijken, nadat er nieuwe zijn toegevoegd.

Het overzicht van een formulier meldt ook wanneer het lijkt op een contact dat u al hebt, met Koppelen aan en de naam van het contact.

De vergelijking leest de antwoorden wanneer ze wordt uitgevoerd en bewaart alleen welke formulieren bij elkaar horen, nooit het paspoortnummer, de naam of de geboortedatum die overeenkwam.

Twee contacten voor één persoon

Klik op de pagina van een van de twee contacten op Samenvoegen en kies het andere. De formulieren daarvan gaan naar dit contact, en het andere contact wordt gearchiveerd met een link naar het contact waarin het is samengevoegd.

Werkgevers, verdragsondernemingen en scholen

Een organisatie is ook een contact: een werkgever, een E-1- of E-2-bedrijf, of een school. Als u de mensen ervan eraan koppelt, neemt een nieuw formulier voor een van hen wat de organisatie deelt over uit het formulier van een collega.

1. Voeg de organisatie toe op de pagina Contacten, als Organisatie.
2. Klik op de pagina van elke persoon op Aan een organisatie toevoegen, kies de organisatie en wat die voor de persoon is:

Alleen antwoorden die het nieuwe formulier nog niet heeft, worden ingevuld, dus de eigen antwoorden van een persoon gaan altijd voor. Een salaris, taken, een begindatum, een ontvangstnummer van de petitie en een SEVIS ID worden nooit gekopieerd: die horen bij de persoon zelf. Na Formulier aanmaken meldt een notitie hoeveel antwoorden uit de organisatie komen; controleer ze voordat u indient.

De pagina van een organisatie toont de mensen ervan en wat de organisatie voor elk van hen is.

De wekelijkse e-mail over vervaldatums van contacten

Eens per week krijgen eigenaren en beheerders een e-mail met de contacten van wie het paspoort in het laatste formulier binnen zes maanden verloopt, en de contacten van wie het visum uit de laatste indiening mogelijk verlengd moet worden. Elke persoon staat er één keer per gebeurtenis in, in de week waarin die aan de beurt is.

• Visumdatums zijn schattingen. DS160.io ziet het afgegeven visum nooit, dus het rekent vanaf de indieningsdatum met de gebruikelijke geldigheid van dat soort visum (tien jaar voor een B-visum, bijvoorbeeld). Door wederkerigheid kan een visum korter geldig zijn: controleer het visum zelf.
• DS160.io schrijft de aanvragers nooit aan. Of u contact opneemt, beslist u zelf.
• Aan of uit: de e-mail staat standaard aan voor visumbureaus en uit voor immigratiekantoren. Eigenaren en beheerders wijzigen dit onder Werkruimte-instellingen, Klantintake, E-mail over vervaldatums van contacten.

Problemen oplossen

• Er staat geen Contacten in de zijbalk. Contacten zijn er voor zakelijke werkruimtes. Gebruik in een persoonlijk account Mijn gezin.
• Een suggestie noemt twee verschillende mensen. Klik op Niet dezelfde persoon. Een tweeling met dezelfde naam en geboortedatum, of een paspoortnummer dat in het verkeerde formulier is getypt, kan er hetzelfde uitzien.
• Nieuw formulier voor ontbreekt. Het contact is gearchiveerd, of het is een organisatie. Haal het terug, of open een van de mensen ervan.
• De pagina toont geen geboortedatum of paspoort. Het laatste formulier heeft die vragen nog niet beantwoord.