Mit Kunden kommunizieren

Jedes Formular in einem Business-Arbeitsbereich hat einen eigenen Kommunikation-Verlauf: eine Unterhaltung zwischen Ihrem Team und dem Kunden, der das Formular ausfüllt. Fordern Sie ein fehlendes Dokument an, klären Sie eine Antwort oder sagen Sie dem Kunden, wie es weitergeht, ohne DS160.io zu verlassen oder Ihr Postfach nach der richtigen E-Mail zu durchsuchen.

Bevor Sie beginnen

• Wer es nutzen kann: Kommunikation ist in Business-Arbeitsbereichen verfügbar, und jedes Mitglied des Arbeitsbereichs kann darin lesen und schreiben, nicht nur Inhaber und Admins.
• Eine Kunden-E-Mail: Um den Kunden per E-Mail zu erreichen, braucht das Formular eine Kunden-E-Mail (festgelegt beim Erstellen des Formulars oder auf der Übersichtsseite des Formulars).

Wo die Unterhaltung stattfindet

Für Ihr Team: Öffnen Sie das Formular und klicken Sie auf seiner Übersichtsseite auf Kommunikation. Eine Zahl auf der Schaltfläche zeigt, wie viele Nachrichten des Kunden noch niemand im Team gelesen hat. Beim Öffnen der Seite werden sie für alle als gelesen markiert.

Für Ihren Kunden: Derselbe Verlauf erscheint als Bereich Kommunikation in der Übersicht seines Kundenlinks, unter seinem Formular. Dort steht, dass die Unterhaltung mit Ihrer Agentur geführt wird, die seinen Antrag vorbereitet, und Ihre Nachrichten erscheinen unter dem Namen Ihrer Agentur.

Der Verlauf gehört zum Formular, nicht zu einem bestimmten Link. Wenn ein Link abläuft und Sie einen neuen senden, sieht der Kunde weiterhin die gesamte Unterhaltung.

Eine Nachricht senden

Ihr Kunde erhält nur dann eine E-Mail, wenn das Formular eine Kunden-E-Mail hat. Legen Sie sie auf der Karte Kunde auf der Übersichtsseite des Formulars fest oder beim Erstellen des Formulars. Ohne sie werden Ihre Nachrichten zwar im Verlauf gespeichert, aber der Kunde wird nicht darüber informiert: Er sieht sie erst, wenn er seinen Kundenlink das nächste Mal öffnet.

1. Öffnen Sie das Formular und klicken Sie auf seiner Übersichtsseite auf Kommunikation.
2. Schreiben Sie in das Feld unten im Verlauf und klicken Sie auf Senden. Ihre Nachricht erscheint sofort, und darunter erscheint Gesehen, sobald der Kunde sie gelesen hat.

Web- und E-Mail-Adressen in einer Nachricht werden zu Links, für Ihr Team wie für den Kunden, im Verlauf und in den E-Mails: eine vollständige Adresse wie https://ais.usvisa-info.com, eine kurze wie travel.state.gov oder eine E-Mail-Adresse. Weblinks öffnen sich in einem neuen Tab; eine E-Mail-Adresse öffnet eine neue E-Mail an sie.

Etwa zwei Minuten nach dem Senden erhält der Kunde eine E-Mail mit Ihrer Nachricht:

• Alles, was Sie in diesen zwei Minuten zusätzlich senden, kommt in dieselbe E-Mail, sodass aus ein paar schnellen Nachrichten nicht ein paar E-Mails werden.
• Liest der Kunde die Nachricht vorher über seinen Kundenlink, wird keine E-Mail gesendet.
• Die E-Mail wird auf dieselbe Weise versendet wie Ihre E-Mails mit Erfassungslinks (siehe White-Label-E-Mail). Sie ist in der Sprache des Kundenlinks verfasst, den Sie ihm zuletzt per E-Mail gesendet haben.
• Sie enthält eine Schaltfläche Ansehen und antworten, die seinen Kundenlink öffnet, solange der zuletzt per E-Mail gesendete Link noch gültig ist. Ist er abgelaufen, enthält die E-Mail Ihre Nachricht ohne Schaltfläche, und der Kunde antwortet, indem er auf die E-Mail antwortet. Für ihn wird kein neuer Link erstellt.
• Sie geht an die Adresse, an die Sie zuletzt einen Link gesendet haben. Haben Sie die Kunden-E-Mail des Formulars inzwischen geändert, geht sie stattdessen an die neue Adresse, ohne den alten Link.

Die E-Mail beginnt mit dem Logo und dem Namen Ihrer Agentur, wie jede E-Mail, die Ihre Kunden zu ihrem Formular erhalten. Sie können das unter Arbeitsbereichseinstellungen → Branding ausschalten.

Per E-Mail antworten

Kunden müssen ihren Link nicht öffnen, um zu antworten. Sie können auf die E-Mail antworten wie auf jede andere, und ihre Antwort erscheint nach etwa einer Minute im Verlauf, gekennzeichnet mit (per E-Mail).

• Nur die Antwort selbst wird gespeichert. Die zitierte E-Mail darunter und eine übliche Signatur werden weggelassen.
• Die Antwort muss von der Adresse kommen, an die die E-Mail gesendet wurde. Eine von einer anderen Adresse weitergeleitete Antwort wird nicht angenommen.
• Anhänge werden nicht gespeichert. Hängt ein Kunde ein Dokument an, wird das im Verlauf vermerkt, und er sollte es stattdessen über seinen Kundenlink hochladen (siehe Dokumentenablage).
• Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen werden ignoriert.

Damit Antworten im Verlauf ankommen, verwendet jede E-Mail, die wir einem Kunden zu einem Formular senden (Erfassungslinks, Erinnerungen und Benachrichtigungen über Nachrichten), eine Antwortadresse von DS160.io, etwa reply+…@reply.ds160.io. Das gilt auch für E-Mails, die über Ihren eigenen SMTP-Server gesendet werden. Kunden, die auf Ihre E-Mail mit dem Erfassungslink antworten, landen daher im Kommunikationsverlauf des Formulars, nicht in Ihrem eigenen Postfach.

Wenn der Kunde Ihnen schreibt

Wenn ein Kunde eine Nachricht sendet, über seinen Link oder per E-Mail, erhält die Person, der das Formular zugewiesen ist, etwa zwei Minuten später eine E-Mail mit dem, was er geschrieben hat, und einer Schaltfläche Antworten, die die Kommunikationsseite öffnet. Hat diese Person den Arbeitsbereich verlassen, erhält stattdessen der Inhaber des Arbeitsbereichs die E-Mail. Wie bei Ihren Nachrichten wird nichts gesendet, wenn jemand aus Ihrem Team die Nachricht bereits gelesen hat.

Antworten Sie über die Kommunikationsseite. Eine Antwort auf diese E-Mail erreicht den Kunden nicht.

Jede E-Mail, die zu einem Formular gesendet wurde, auch diese, wird auf der Seite E-Mails des Formulars aufgeführt.

Erwartetes Ergebnis

Ihre Nachricht steht sofort im Verlauf, und der Kunde erhält sie etwa zwei Minuten später per E-Mail, sofern er sie nicht vorher über seinen Kundenlink liest. Gesehen erscheint darunter, sobald er sie gelesen hat. Seine Antworten erscheinen im selben Verlauf, gekennzeichnet mit (per E-Mail), wenn er auf die E-Mail geantwortet hat.

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