Geben Sie keine persönlichen Daten ein, etwa den Namen eines Kunden.
Kunden um Einwilligung bitten
Lassen Sie Kunden über ihren Kundenlink einem Datenschutzhinweis im Namen Ihrer Agentur zustimmen, bevor sie etwas beantworten, mit einem Nachweis ihrer Einwilligung im Formular.
Die DS-160-Antworten Ihrer Kunden enthalten Angaben zu ihrer Gesundheit und zu Vorstrafen, und nach der DSGVO brauchen Sie als Verantwortlicher für ihre Daten dafür eine Rechtsgrundlage, in der Regel ihre ausdrückliche Einwilligung. Sie können den Kundenlink danach fragen lassen: Bevor der Kunde etwas sehen oder beantworten kann, liest er einen Datenschutzhinweis im Namen Ihrer Agentur und setzt ein Häkchen, um zuzustimmen.
Bevor Sie beginnen
- Wer das darf: Inhaber und Admins eines Business-Arbeitsbereichs.
- Standardmäßig ausgeschaltet: Links fragen nur dann nach einer Einwilligung, wenn Sie das einschalten.
- Lesen Sie zuerst die beiden Seiten: Sie übernehmen den Datenschutzhinweis und die Seite zur Datenverarbeitung als Ihren Hinweis an diese Kunden (siehe Was Ihr Kunde sieht weiter unten).
Einschalten
- Öffnen Sie Arbeitsbereichseinstellungen → Kundenerfassung und suchen Sie Einwilligung des Kunden.
- Haken Sie Bei neuen Kundenlinks um Einwilligung bitten an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das ist ab dann die Standardeinstellung für neu erstellte Links. Bereits gesendete Links funktionieren weiter wie bisher. Wenn Sie einen Link erstellen oder per E-Mail senden, ist Den Kunden zuerst um Einwilligung bitten angehakt, und Sie können das Häkchen für diesen einen Link entfernen (oder es bei einem Link setzen, während die Einstellung ausgeschaltet ist). Links, die über die API erstellt werden, folgen der Einstellung, es sei denn, die Anfrage sendet requireConsent.
Was Ihr Kunde sieht
Bei einem Link, der um Einwilligung bittet, sieht der Kunde zuerst eine Seite Bevor Sie beginnen mit Ihrem Branding und:
- einem Link zum Datenschutzhinweis, der sagt, was erhoben wird, warum, wer es erhält und welche Rechte der Kunde hat;
- einem Link dazu, wie seine Daten verarbeitet werden, der Ihren Softwareanbieter beschreibt, die Vereinbarung, unter der er arbeitet, und wie er die Daten schützt;
- einem Kästchen zum Anhaken, das seine Antworten zu Gesundheit und Vorstrafen ausdrücklich nennt, damit die Einwilligung ausdrücklich ist.
Bis der Kunde zustimmt, zeigt der Link nichts anderes an und nimmt keine Antworten, Dokumente oder Nachrichten an. Wählt er Ich stimme nicht zu, wird nichts gespeichert, und er wird gebeten, sich an Sie zu wenden.
Wir verfassen beide Seiten, Sie müssen also keinen eigenen Hinweis entwerfen. Der Name Ihrer Agentur und die Kontaktdaten aus Arbeitsbereichseinstellungen → Branding werden eingesetzt; der übrige Wortlaut ist für jeden Arbeitsbereich gleich, und es ist nicht möglich, stattdessen einen eigenen Hinweis hochzuladen oder auf einen zu verlinken. Die Seiten sprechen von Ihnen als „wir“ und erwähnen uns nur als „einen Softwareanbieter“. Der Einwilligungsnachweis jedes Kunden hält fest, welcher Version des Hinweises er zugestimmt hat. Lesen Sie die Seiten, bevor Sie die Einwilligung einschalten: Sie übernehmen sie als Ihren Hinweis an diese Kunden und bleiben dafür verantwortlich. Ohne Agenturnamen oder bei einem Link, der das Branding ausblendet, sprechen die Seiten von „dem Unternehmen, das Ihnen diesen Link gesendet hat“.
Wie wir die Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag verarbeiten, ist in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Fragen zum Wortlaut richten Sie an privacy@ds160.io.
Sobald der Kunde zustimmt
Der Kunde wird einmal pro Formular gefragt. Ein weiterer Link für dasselbe Formular fragt nicht erneut.
Die Übersicht des Formulars zeigt, wann der Kunde zugestimmt hat und an welche Adresse der Link gesendet wurde. Wir speichern den Zeitpunkt, Version und Sprache des Hinweises und den verwendeten Browser, aber nicht die IP-Adresse. Der Formular-Endpunkt der API liefert denselben Nachweis.
Einwilligung durch die Leitung einer Gruppe
Mit einem Gruppenlink füllt die Leitung einer Gruppe Formulare für andere Personen aus, etwa für ihre Kinder. Bei einem Gruppenlink, der um Einwilligung bittet, stimmt die Leitung in jedem Formular im Namen des Antragstellers zu. Die Seite nennt den Antragsteller, und das Kästchen besagt, dass die Leitung für ihn handeln darf (als Elternteil oder Vormund oder weil der Antragsteller sie darum gebeten hat) und ihm mitteilen wird, wie seine Angaben verwendet werden. Der Datenschutzhinweis sagt, dass eine Leitung auf diese Weise zustimmen darf.
Diese Einwilligung gilt nur für den Gruppenlink. Öffnet der Antragsteller einen eigenen Kundenlink, zum Beispiel sobald sein Formular so eingestellt ist, dass er es selbst ausfüllt, wird er gebeten, selbst zuzustimmen.
Damit Erwachsene immer selbst ausfüllen und zustimmen, haken Sie Erwachsene in einer Gruppe füllen selbst aus und stimmen selbst zu unter Arbeitsbereichseinstellungen → Kundenerfassung → Gruppen an. Der Link der Leitung öffnet dann nur die Formulare von Antragstellern unter 18 Jahren.
Wenn der Kunde widerruft
Jede Seite des Links hat unten Einwilligung widerrufen. Wenn ein Kunde widerruft, kann sein Link das Formular nicht mehr ändern, bis er erneut zustimmt, und die Inhaber und Admins des Arbeitsbereichs erhalten eine E-Mail. Es wird nichts gelöscht: Wenn der Kunde die Löschung seiner Angaben wünscht, schreiben Sie an privacy@ds160.io, und wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen. Die Übersicht des Formulars zeigt den Widerruf, bis der Kunde erneut zustimmt.
Erwartetes Ergebnis
Neue Kundenlinks öffnen sich mit der Seite Bevor Sie beginnen. Sobald der Kunde zustimmt, zeigt die Übersicht des Formulars, wann er zugestimmt hat und an welche Adresse der Link gesendet wurde; bis dahin steht dort, dass auf die Zustimmung des Kunden gewartet wird.
Fehlerbehebung
| Problem | Was zu tun ist |
|---|---|
| Ein Kunde wurde nicht um Einwilligung gebeten | Der Link wurde erstellt, bevor Sie die Einwilligung eingeschaltet haben, Den Kunden zuerst um Einwilligung bitten war für diesen Link nicht angehakt, oder der Kunde hat diesem Formular bereits zugestimmt: Er wird einmal pro Formular gefragt. |
| „Warten auf die Zustimmung des Kunden zum Datenschutzhinweis über seinen Link.“ | Der Kunde hat noch nicht zugestimmt. Bis dahin zeigt der Link nichts anderes an und nimmt keine Antworten, Dokumente oder Nachrichten an. |
| Der Kunde hat Ich stimme nicht zu gewählt | Es wird nichts gespeichert, und er wird gebeten, sich an Sie zu wenden. |
| Die Übersicht meldet, dass der Kunde seine Einwilligung widerrufen hat | Sein Link kann das Formular nicht ändern, bis er erneut zustimmt. Wenn er die Löschung seiner Angaben wünscht, schreiben Sie an privacy@ds160.io. |
| Die Seiten sprechen von „dem Unternehmen, das Ihnen diesen Link gesendet hat“ | Der Arbeitsbereich hat keinen Agenturnamen, oder der Link blendet das Branding aus. Tragen Sie den Namen Ihrer Agentur unter Arbeitsbereichseinstellungen → Branding ein. |
| Ein Antragsteller wird um Zustimmung gebeten, obwohl die Leitung seiner Gruppe zugestimmt hat | Die Einwilligung einer Leitung gilt nur für den Gruppenlink. Bei einem eigenen Kundenlink stimmt der Antragsteller selbst zu. |