Geben Sie keine persönlichen Daten ein, etwa den Namen eines Kunden.
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Kunden ihren Erfassungslink per E-Mail senden

Laden Sie einen Kunden über die Kundenkarte des Formulars ein: seinen sicheren Erfassungslink per E-Mail von der Adresse Ihrer Agentur in seiner Sprache oder einen Link zum Kopieren. Passen Sie die Vorlage an und prüfen Sie, was gesendet wurde.

Jedes Formular hat oben in seiner Übersicht eine Karte Kunde. Geben Sie dort die E-Mail des Kunden ein und klicken Sie auf Kunden einladen: Der Kunde erhält seinen sicheren Erfassungslink in einer einzigen E-Mail, von der Adresse Ihrer eigenen Agentur, wenn Sie eine verbunden haben, andernfalls von DS160.io in Ihrem Namen. Dieselbe Karte zeigt danach, ob er den Link geöffnet hat und wann die nächste Erinnerung verschickt wird. Diese Anleitung behandelt außerdem Kurzlinks, die Einstellungen, mit denen jeder neue Link beginnt, den Wortlaut der E-Mail und das Protokoll der gesendeten E-Mails.

Bevor Sie beginnen

  • Wer das tun kann: Inhaber und Administratoren eines Business-Arbeitsbereichs.
  • Eine E-Mail des Kunden: Um den Link per E-Mail zu senden, braucht das Formular eine. Ohne sie können Sie trotzdem einen Link kopieren und selbst versenden.
  • Ihre eigene Absenderadresse (optional): White-Label-E-Mail (SMTP) versendet die E-Mail von Ihrer eigenen Adresse statt von der von DS160.io.

Den Kunden einladen

  1. Öffnen Sie das Formular. Die Karte Kunde befindet sich unter dem Namen des Formulars.
  2. Geben Sie die Adresse des Kunden ein. Hat das Formular noch keine E-Mail des Kunden, zeigt die Karte ein E-Mail-Feld: Geben Sie dort die Adresse des Kunden ein. Hat das Formular bereits eine Adresse (etwa weil Sie sie beim Erstellen des Formulars eingegeben haben), nennt die Schaltfläche sie: maria.garcia@example.com einladen.
  3. Klicken Sie auf „Kunden einladen“. Die Adresse wird im Formular gespeichert und der Link sofort per E-Mail gesendet. Wenn Sie keine White-Label-E-Mail verbunden haben, weist ein Hinweis unter der Schaltfläche darauf hin, dass die E-Mail von DS160.io in Ihrem Namen versendet wird.

Sie können den Kunden auch beim Erstellen des Formulars einladen: siehe Ein Formular erstellen.

Um alle Antragsteller einer Familie oder einer Reisegruppe auf einmal einzuladen, nutzen Sie Alle einladen auf der Seite der Gruppe: siehe Gruppen von Formularen. Um der Hauptperson einer Familie einen einzigen Link für alle Formulare zu senden, die sie ausfüllt, nutzen Sie die Karte Gruppenlink der Gruppe, die auf derselben Seite beschrieben ist.

Beispiel: So sieht es auf der Plattform aus

Sobald der Kunde eingeladen ist, zeigt die Karte seinen Stand: wann Sie ihn eingeladen haben, ob er den Link geöffnet hat, die nächste Erinnerung und wann der Link abläuft. Erneut senden schickt einen neuen Link per E-Mail; die früheren funktionieren weiter. Klicken Sie auf den Stift neben der Adresse, um sie zu ändern. Die Formularliste zeigt dasselbe auf einen Blick: Jedes Formular ist als Nicht eingeladen, Eingeladen oder Kunde hat Link geöffnet markiert, bis der Kunde meldet, dass es bereit zur Prüfung ist. Um nur die Formulare zu sehen, die Sie noch nicht gesendet haben, wählen Sie im Filter Kunde der Liste Nicht eingeladen.

Die E-Mail, die Ihr Kunde erhält

Die E-Mail, die der Kunde erhält, ist:

  • Von Ihrer Agentur — über Ihren SMTP-Server versendet, wenn Sie einen verbunden haben, andernfalls von DS160.io in Ihrem Namen. Unter White-Label-E-Mail erfahren Sie, wie jede Variante versendet wird, welches Tageslimit ohne SMTP gilt und wohin die Antworten der Kunden gehen.
  • Mit Ihrem Logo und Namen im Kopf aus Arbeitsbereichseinstellungen → Branding, sofern Sie das nicht ausschalten (siehe den Abschnitt zu Ihrem Logo weiter unten).
  • Eine kurze Nachricht mit einem Link der Form …/c/<code>. Wenn Sie eine eigene Domain eingerichtet haben, verwendet der Link diese.
  • In der Sprache Ihres Kunden — die E-Mail und das Erfassungsformular verwenden beide die Standardsprache für Kundenlinks Ihres Arbeitsbereichs, sodass die Nachricht zum Formular passt, das Ihr Kunde sieht.
Beispiel: So sieht es auf der Plattform aus

Der Link läuft nach der Standardanzahl an Tagen Ihres Arbeitsbereichs ab, 30, sofern Sie sie nicht ändern. Danach zeigt die Karte das an und bietet Neuen Link senden an.

Öffnet ein Kunde seinen Link nicht, kann die Plattform ihn für Sie erinnern — siehe automatische Erinnerungen bei Inaktivität.

Jeder Kundenlink hat eine Kurzform wie ds160.io/c/Ab3dE7gH9jKm (auf Ihrer eigenen Domain, wenn Sie eine haben), die in eine WhatsApp-Nachricht oder eine SMS passt. Die E-Mails, die wir Ihrem Kunden senden, verwenden sie, ebenso die Kopierschaltfläche.

Wenn Sie den Link lieber selbst senden, klicken Sie auf der Kundenkarte auf Oder stattdessen einen Link kopieren: Damit wird ein Link erstellt und dort zum Kopieren angezeigt. Ohne E-Mail des Kunden erhält der Kunde allerdings keine Erinnerungen und keine Benachrichtigungen über Ihre Nachrichten, und die Karte weist darauf hin.

Links verwalten auf der Karte öffnet die Seite Kundenlinks des Formulars: jeder für das Formular erstellte Link, an wen er per E-Mail gesendet wurde, wann er abläuft und wann der Kunde ihn zuletzt geöffnet hat. Link kopieren kopiert die Kurzform eines gültigen Links erneut, und Widerrufen sorgt dafür, dass ein Link nicht mehr funktioniert. Widerrufene und abgelaufene anzeigen listet die Links auf, die nicht mehr funktionieren. Sobald Ihr Kunde einen Link öffnet, zeigt Letzter Zugriff auch, von wo aus er ihn geöffnet hat: aus der Link-E-Mail, einer Erinnerung, einer Nachrichten-E-Mail, einem kopierten Link oder einem über die API erstellten Link. Links, die vor der Einführung der Kurzlinks erstellt wurden, haben keines von beiden.

Drei Einstellungen unter Arbeitsbereichseinstellungen → Kundenerfassung legen fest, wie jeder neue Kundenlink beginnt:

  • Standardsprache für Kundenlinks — die Sprache, die der Kunde beim ersten Öffnen des Links sieht, und die Sprache der zugehörigen E-Mails. Der Kunde kann die Sprache im Formular trotzdem wechseln.
  • Standardablauf für Kundenlinks — wie viele Tage ein Link gilt, von 1 bis 365. Neue Kundenlinks gelten 30 Tage, sofern Sie das nicht ändern.
  • Beliebige Foto-Uploads erlauben — jedes Foto des Kunden annehmen und selbst prüfen, statt ihn an die DS-160-Fotoregeln zu binden. Siehe Dokumentenablage und Fotoautomatisierung.
Beispiel: So sieht es auf der Plattform aus

Die Standardwerte gelten überall, wo auf der Plattform ein Link erstellt wird:

  • Ein Link, mit dem Sie den Kunden einladen oder den Sie aus der Kundenkarte kopieren, verwendet alle drei.
  • Auf der Kundenkarte und der Seite Neues DS-160-Formular fasst eine Zeile unter der Schaltfläche die Einstellungen des Links zusammen (zum Beispiel „Link gilt 30 Tage · Español · Fragt nach Einwilligung“). Klicken Sie auf Ändern, um Läuft ab in (Tagen), Standardsprache, Agentur-Branding ausblenden, Beliebige Foto-Uploads erlauben oder den Einwilligungsschritt für genau diesen Link festzulegen.

Eine Änderung eines Standardwerts betrifft nur danach erstellte Links: Ein bereits gesendeter Link behält die Einstellungen, mit denen er erstellt wurde. Über die API erstellte Links geben ihre eigenen Werte für expiresInDays und defaultLanguage an, daher gelten diese Standardwerte für sie nicht.

Wenn Sie Erinnerungen bei Inaktivität verwenden, legen Sie die letzte auf oder vor den Standardablauf. Eine Erinnerung, die danach liegt, wird in den Einstellungen markiert und erreicht nur Kunden, deren Link länger gültig ist.

Ihr Logo und Name in E-Mails an Kunden

Die E-Mails, die Ihre Kunden zu ihrem Formular erhalten, beginnen mit dem Logo und Namen Ihrer Agentur: der Erfassungslink, die Erinnerungen bei Inaktivität und die Hinweise auf neue Nachrichten. Beides stammt aus Arbeitsbereichseinstellungen → Branding, also dieselben Angaben, die Ihre Kunden auf ihrer Erfassungsseite sehen. Haben Sie kein Logo hinzugefügt, zeigt die E-Mail nur Ihren Namen.

Der Kopfbereich steht über Ihrer Vorlage, auch über eigenen Vorlagen, und die Vorschau des Vorlageneditors zeigt ihn an. Beginnen Ihre Vorlagen bereits mit dem Namen Ihrer Agentur, entfernen Sie unter Branding das Häkchen bei Ihr Logo und Ihren Namen oben in Kunden-E-Mails anzeigen und speichern Sie.

Das Logo wird in der E-Mail selbst mitgeschickt, sodass Ihre Kunden es sehen, ohne Bilder aus dem Internet zulassen zu müssen.

Die E-Mail-Vorlage anpassen

Standardmäßig formulieren wir die Erfassungs-E-Mail für Sie. So senden Sie stattdessen Ihren eigenen Wortlaut:

  1. Öffnen Sie Arbeitsbereichseinstellungen → Kommunikation → E-Mail-Vorlagen für Kunden (Inhaber/Administrator, Business-Arbeitsbereiche).
  2. Wählen Sie eine Sprache. Vorlagen gelten pro Sprache.
  3. Schreiben Sie Betreff und Text. Sie können sowohl den Betreff als auch den Text bearbeiten, mit den unten aufgeführten Variablen. Schreiben Sie den Text als Rich Text oder wechseln Sie zu Markdown, um seinen Quelltext zu bearbeiten.
  4. Speichern Sie.

Wenn Sie einen Link senden, verwenden wir Ihre Vorlage für die Standardsprache für Kundenlinks Ihres Arbeitsbereichs. Haben Sie in dieser Sprache keine Vorlage geschrieben, greifen wir auf unseren integrierten Standardtext in derselben Sprache zurück — nie auf Ihre Vorlage in einer anderen Sprache.

Fügen Sie diese Variablen in Betreff oder Text ein, und wir ersetzen sie beim Versand der E-Mail:

  • {{clientLink}} — der sichere Erfassungslink. Im Text erforderlich; ohne ihn können Sie keine Vorlage speichern.
  • {{expiryDate}} — das Ablaufdatum des Links, in Ziffern im Format der Sprache des Kunden: 30.06.2026 auf Deutsch, 06/30/2026 auf Englisch. Ohne Monatsnamen, sodass nichts unübersetzt bleibt.
  • {{agencyName}} — der Name Ihrer Agentur.
  • {{formName}} — der Name des Formulars.
  • {{customerEmail}} — die E-Mail-Adresse des Kunden.

Der Editor zeigt beim Tippen eine Live-Vorschau mit Beispielwerten. Mit Auf Standard zurücksetzen entfernen Sie Ihre Vorlage für die gewählte Sprache und kehren zu unserem integrierten Wortlaut zurück.

Prüfen, was gesendet wurde

Öffnen Sie E-Mails in der Übersicht des Formulars, um den E-Mail-Verlauf des Formulars unter …/forms/<form>/emails zu sehen. Sie erhalten eine chronologische Liste aller für dieses Formular gesendeten E-Mails — Empfänger, Typ, Betreff und Versandzeitpunkt — und können auf jeden Eintrag klicken, um den Nachrichtentext zu lesen.

Dieses Protokoll enthält die von Ihnen gesendeten Erfassungslinks sowie die Formularbenachrichtigungen der Plattform (etwa „bereit zur Prüfung“ und Aktivitätsmeldungen zum Kunden). Es ist nur für Inhaber/Administratoren sichtbar und auf Ihren Arbeitsbereich und Ihr Formular beschränkt — es zeigt nie E-Mails anderer Arbeitsbereiche oder der Plattform.

Beispiel: So sieht es auf der Plattform aus

Erwartetes Ergebnis

Der Kunde erhält eine einzige E-Mail mit seinem Kurzlink, von der Adresse Ihrer Agentur oder von DS160.io in Ihrem Namen, in Ihrer Standardsprache für Kundenlinks. Die Karte Kunde zeigt, wann Sie ihn eingeladen haben und, sobald er den Link öffnet, wann er das getan hat; die Formularliste markiert das Formular als Eingeladen, dann als Kunde hat Link geöffnet. Die E-Mail wird auf der Seite E-Mails des Formulars aufgeführt.

Fehlerbehebung

ProblemWas zu tun ist
Die Karte meldet „Nur Inhaber und Administratoren des Arbeitsbereichs können den Kunden einladen.“Bitten Sie einen Inhaber oder Administrator des Arbeitsbereichs, die Einladung zu senden.
„Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse ein.“Prüfen Sie die Adresse im E-Mail-Feld der Karte auf Tippfehler und klicken Sie dann erneut auf Kunden einladen.
Die Karte meldet, dass der Link des Kunden abgelaufen istKlicken Sie auf Neuen Link senden. Damit künftige Links länger gelten, ändern Sie Standardablauf für Kundenlinks unter Standardeinstellungen für Kundenlinks.
Der Kunde sieht „Dieser Link funktioniert nicht mehr“Der Link ist abgelaufen oder wurde widerrufen. Prüfen Sie ihn unter Links verwalten und klicken Sie dann auf der Kundenkarte auf Erneut senden (oder Neuen Link senden).
Der Kunde erhält keine Erinnerungen oder NachrichtenbenachrichtigungenErinnerungen folgen nur Links, die per E-Mail gesendet wurden, und Nachrichtenbenachrichtigungen erfordern eine E-Mail des Kunden. Fügen Sie die E-Mail des Kunden auf der Kundenkarte hinzu und senden Sie ihm den Link per E-Mail.
„Der Text muss die Variable {{clientLink}} enthalten.“Fügen Sie {{clientLink}} in den Text der Vorlage ein und speichern Sie.
Die E-Mail hat Ihre Vorlage nicht verwendetVorlagen gelten pro Sprache: Schreiben Sie eine in der Standardsprache für Kundenlinks Ihres Arbeitsbereichs. Eine Sprache ohne Vorlage verwendet unseren integrierten Standardtext in dieser Sprache.
Antworten der Kunden kommen nicht in Ihrem Posteingang anAntworten auf unsere E-Mails an Kunden landen im Kommunikationsverlauf des Formulars. Siehe Mit Kunden kommunizieren.