Automatische Erinnerungen bei Inaktivität

Wenn Sie einem Kunden seinen Erfassungslink per E-Mail senden, kommen manche nie dazu, ihn zu öffnen. Erinnerungen bei Inaktivität fassen bei diesen Kunden für Sie nach — sie senden automatisch einen Hinweis nach einem Zeitplan, den Sie festlegen, bis der Link geöffnet wird.

Bevor Sie beginnen

• Wer das darf: Inhaber und Admins eines Business-Arbeitsbereichs.
• Wie Erinnerungen gesendet werden: auf dieselbe Weise wie der Link (siehe White-Label-E-Mail).
• Für welche Links erinnert wird: Der Link muss über die Karte Kunde des Formulars oder die Seite Neues DS-160-Formular per E-Mail gesendet worden sein (Links, die Sie kopieren oder über die API erstellen, werden nicht erinnert).

Erinnerungen einschalten

1. Öffnen Sie Arbeitsbereichseinstellungen → Kundenerfassung und suchen Sie Erinnerungen bei Inaktivität.
2. Haken Sie das Kästchen an, um sie zu aktivieren — sie sind standardmäßig ausgeschaltet.
3. Fügen Sie mit Erinnerung hinzufügen eine oder mehrere Erinnerungen hinzu (bis zu 30, eine für jeden Tag eines 30-Tage-Links), und entfernen Sie eine mit Entfernen. Jede Erinnerung ist eine Anzahl von Tagen nach dem Versand des Links, und jede zählt ab dieser ersten E-Mail, nicht ab der vorherigen Erinnerung.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Tage werden der Reihe nach gespeichert, in welcher Reihenfolge Sie sie auch eingeben.

Zum Beispiel werden Erinnerungen mit 3, 7, 10, 15 und 25 an Tag 3, Tag 7, Tag 10, Tag 15 und Tag 25 nach dem Versand des Links gesendet. Kundenlinks sind standardmäßig 30 Tage gültig, daher eignet sich Tag 25 gut als letzte Erinnerung.

Eine Erinnerung, die später liegt als die Standardgültigkeit der Links Ihres Arbeitsbereichs, wird in den Einstellungen markiert: Sie wird nur für Links gesendet, die Sie länger als den Standard gültig gemacht haben.

Wann Erinnerungen gesendet werden (und wann nicht)

Eine Erinnerung wird nur gesendet, solange alle diese Bedingungen erfüllt sind:

• Der Link wurde dem Kunden über die Karte Kunde des Formulars oder die Seite Neues DS-160-Formular per E-Mail gesendet.
• Es ist der neueste Link, den Sie für das Formular per E-Mail gesendet haben. Ein erneuter Versand setzt den früheren Link nicht außer Kraft, aber die Erinnerungen folgen dem neuen Link und zählen ab dessen E-Mail von vorn.
• Der Kunde hat ihn nie geöffnet — sobald er den Link öffnet, enden alle weiteren Erinnerungen.
• Der Link ist nicht abgelaufen und wurde nicht widerrufen.
• Das Formular ist noch in Bearbeitung — Erinnerungen enden, wenn es abgeschlossen oder archiviert ist.

Erinnerungen gehen an die Adresse, an die der Link ursprünglich gesendet wurde, in derselben Sprache wie die ursprüngliche Einladung, und verlinken auf dieselbe sichere Erfassungsseite (über Ihre eigene Domain, falls Sie eine haben). Wenn Sie später Erinnerungen entfernen, entfallen die überzähligen einfach.

Sind mehrere Erinnerungen gleichzeitig fällig, zum Beispiel weil Sie Erinnerungen für Links eingeschaltet haben, die Sie vor Wochen gesendet haben, erhält der Kunde nur die neueste, nie eine Flut von E-Mails. Der restliche Zeitplan läuft von dort aus weiter.

Erinnerungen an die Leitung einer Gruppe

Die Leitung einer Gruppe erhält eine Reihe von Erinnerungen für die Gruppe, nicht eine pro Formular. Sie folgen dem neuesten Gruppenlink, den Sie der Leitung per E-Mail gesendet haben, nach demselben Zeitplan, bis die Leitung ihn öffnet, und listen die Formulare auf, die die Leitung noch nicht fertiggestellt oder gesendet hat. Solange eine Gruppe einen per E-Mail gesendeten Link hat, wird für ihre Formulare, die die Leitung ausfüllt, nicht über deren eigene Kundenlinks erinnert. Der Wortlaut der Gruppenerinnerung stammt von uns, in der Sprache des Links, und gehört nicht zu Ihren Vorlagen.

Die Erinnerungs-E-Mail anpassen

Standardmäßig verfassen wir die Erinnerung für Sie in der Sprache Ihres Kunden. Um Ihren eigenen Wortlaut zu senden:

1. Öffnen Sie Arbeitsbereichseinstellungen → Kommunikation → E-Mail-Vorlagen für Kunden.
2. Wählen Sie in der Vorlagenauswahl Erinnerung bei Inaktivität.
3. Bearbeiten Sie Betreff und Text und speichern Sie. Ist Erinnerung auf Jede Erinnerung gesetzt, wird diese E-Mail bei jeder Erinnerung gesendet.

Einer Erinnerung eine eigene E-Mail geben

Jede Erinnerung kann ihren eigenen Wortlaut haben, sodass der Hinweis an Tag 3 und die letzte Erinnerung vor Ablauf des Links Unterschiedliches sagen können.

1. Klicken Sie unter jeder Erinnerung in Erinnerungen bei Inaktivität auf E-Mail bearbeiten: Der Vorlageneditor öffnet sich mit Erinnerung auf diese Erinnerung gesetzt (zum Beispiel Erinnerung 2 · Tag 7).
2. Schreiben Sie Betreff und Text und klicken Sie auf Speichern. Die Zeile der Erinnerung zeigt dann, in welchen Sprachen sie eine eigene E-Mail hat.

E-Mail bearbeiten erscheint, sobald der Zeitplan gespeichert ist; speichern Sie also neue oder geänderte Erinnerungen zuerst. Wenn Sie eine Erinnerung entfernen, wird auch ihre eigene E-Mail gelöscht; wenn Sie ihren Tag ändern, bleibt sie erhalten.

Für jede Erinnerung verwenden wir das Erste davon, das in der Sprache des Kunden vorhanden ist:

1. Die eigene E-Mail dieser Erinnerung.
2. Die E-Mail für Jede Erinnerung.
3. Unseren integrierten Wortlaut.

Damit eine Erinnerung in einer Sprache nicht mehr ihre eigene E-Mail verwendet, öffnen Sie sie im Editor und klicken Sie auf E-Mail für jede Erinnerung verwenden.

Erinnerungsvorlagen funktionieren wie die Vorlage für den Erfassungslink: pro Sprache, mit denselben Variablen ({{clientLink}} ist im Text Pflicht), einer Live-Vorschau und einer Test-E-Mail an Sie selbst. Unter Kunden ihren Erfassungslink per E-Mail senden finden Sie die Variablen und den Editor. Auch Erinnerungen beginnen mit Ihrem Logo und Ihrem Namen, wie die Erfassungs-E-Mail.

Erwartetes Ergebnis

Jeder Kunde, dem ein Link per E-Mail gesendet wurde und der ihn nicht geöffnet hat, erhält an jedem von Ihnen festgelegten Tag eine Erinnerung, bis er den Link öffnet oder dieser abläuft. Die Karte Kunde des Formulars zeigt, wann die nächste Erinnerung gesendet wird.

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