Kunden: Menschen, die wiederkommen

Kunden kommen wieder: eine Verlängerung, eine neue Reise, ein Visum für den Ehepartner oder die Kinder. Ein Kunde ist der Auftraggeber, mit dem Sie zu tun haben, einer pro E-Mail-Adresse im Arbeitsbereich. Seine Formulare können für ihn selbst oder für seine Familie sein: Ein Elternteil, der für sich und drei Kinder einreicht, ist ein Kunde mit vier Formularen. Jedes seiner Formulare ist mit ihm verknüpft, sodass eine Seite seine Formulare, Einreichungen und Application IDs zeigt. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Kunden hinzufügen, Formulare mit ihnen verknüpfen und Formulare finden, die schon zusammengehören.

Bevor Sie beginnen

• Wer Kunden nutzen kann: jeder in einem Business-Arbeitsbereich. Ein persönliches Konto hält seine Familie stattdessen in Meine Familie zusammen.
• Was ein Kunde enthält: einen Namen, den Sie wählen, und eine E-Mail-Adresse, die jeder Kunde haben muss. Alles andere steht in seinen Formularen, einem für jede Person, für die er einreicht.
• Ein Kunde pro E-Mail-Adresse: Keine zwei Kunden in einem Arbeitsbereich teilen sich eine Adresse, unabhängig von Groß- und Kleinschreibung. Die Anmeldeadresse eines Teammitglieds ist nie die eines Kunden.
• Ein Kunde pro Formular: Ein Formular hat höchstens einen Kunden. Ein Kunde kann beliebig viele Formulare haben.

Kunden und Gruppen

Ein Kunde ist ein Auftraggeber, den Sie über die Zeit begleiten. Eine Gruppe hält Formulare zusammen, die für eine Reise gemeinsam eingereicht werden, etwa von einer Familie oder einer Reisegruppe. Beides funktioniert nebeneinander: Die Gruppe einer Familie enthält vier Formulare, und wenn ein Elternteil für alle mit Ihnen spricht, sind die vier Formulare mit diesem Elternteil als ihrem Kunden verknüpft.

Kunden hinzufügen

1. Öffnen Sie Kunden in der Seitenleiste, unter Gruppen.
2. Klicken Sie auf Neuer Kunde. Geben Sie einen Namen und eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie dann auf Erstellen. Die Seite des Kunden öffnet sich. Eine Adresse, die schon ein anderer Kunde hat, wird abgelehnt, und das Feld sagt es: Ana Popescu hat diese E-Mail-Adresse bereits. Ebenso die Adresse eines Teammitglieds: Das ist die Adresse eines Teammitglieds, nicht die eines Kunden.

Sie können auch bei einem Formular beginnen: Klicken Sie in der Übersicht eines Formulars auf Mit einem Kunden verknüpfen und wählen Sie dann Ein neuer Kunde für dieses Formular (er übernimmt zunächst den Namen und die Kunden-E-Mail des Formulars und lässt sich nicht ohne E-Mail-Adresse erstellen) oder Jemand, der schon in Kunden steht. Gehört die Adresse unter Ein neuer Kunde für dieses Formular schon einem Kunden, sagt der Dialog Das ist die E-Mail-Adresse von Ana Popescu: Das Formular wird diesem Kunden zugeordnet., und Verknüpfen verknüpft das Formular mit diesem Kunden. Wählen Sie auf der Seite Neues DS-160-Formular im Abschnitt Kunde jemanden unter Vorhandener Kunde oder geben Sie eine E-Mail des Kunden ein (siehe unten), und das neue Formular wird verknüpft, sobald es erstellt ist.

Sobald ein Formular verknüpft ist, zeigt seine Übersicht eine Zeile wie Kunde: Ana Popescu · Formulare: 3, mit Ändern und Entfernen. Wenn Sie die Verknüpfung entfernen, bleiben Formular und Kunde unverändert. Die E-Mail des Kunden auf dem Formular geht dabei mit, weil sie die des Kunden ist. Die Formularliste zeigt den Kunden jedes Formulars unter dessen Namen, und der Filter Kunde zeigt die Formulare eines Kunden.

Die Seite eines Kunden

Die Seite eines Kunden zeigt jedes seiner Formulare, das neueste zuerst, mit Beginn, Einreichung, den beantragten Visaklassen und der CEAC Application ID.

Bearbeiten benennt den Kunden um oder ändert seine E-Mail-Adresse; ein Kunde kann nicht ohne E-Mail-Adresse bleiben, und die neue Adresse darf weder die eines anderen Kunden noch die eines Teammitglieds sein. Archivieren blendet ihn in Kunden aus und lässt seine Formulare verknüpft; Archivierte anzeigen findet ihn wieder, und Wiederherstellen stellt ihn wieder her.

Ein Kunde pro E-Mail-Adresse

Jede E-Mail-Adresse gehört höchstens einem Kunden im Arbeitsbereich, und die E-Mail des Kunden auf einem Formular ist die E-Mail-Adresse des Kunden, mit dem es verknüpft ist.

• Auf einem Formular ohne Kunden verknüpft eine Adresse, die Sie auf der Karte Kunde oder im Feld E-Mail des Kunden auf der Seite Neues DS-160-Formular eingeben, das Formular über diese Adresse:
  • Hat ein Kunde sie schon, wird das Formular ihm zugeordnet: Das ist die E-Mail-Adresse von Ana Popescu: Das Formular wird diesem Kunden zugeordnet.
  • Hat kein Kunde sie, erscheint ein Feld Kundenname mit Damit wird ein Kunde mit dieser Adresse angelegt. Auf der Karte Kunde ist es mit dem Namen des Formulars vorausgefüllt. Auf der Seite Neues DS-160-Formular ist es leer, mit dem Namen des Formulars als Hinweis; bleibt es leer, erhält der Kunde den Namen des Formulars.
  • Ist es die Anmeldeadresse eines Teammitglieds (manche Agenturen geben ihre eigene ein, wenn der Antragsteller keine hat), behält das Formular sie ohne Kunden: Das ist die Adresse eines Teammitglieds: Das Formular behält sie, ohne Kunden.
• Auf einem verknüpften Formular zeigt die Karte Kunde die Adresse mit Vom Kunden Ana Popescu übernommen. Wenn Sie sie dort ändern, ändern Sie die E-Mail-Adresse des Kunden und damit die E-Mail des Kunden auf allen seinen Formularen: Das ist die E-Mail-Adresse von Ana Popescu: Wenn Sie sie hier ändern, ändert sie sich in allen Formularen dieser Person. Die Adresse eines anderen Kunden oder eines Teammitglieds wird abgelehnt. Leeren können Sie sie dort nicht; Entfernen in der Kundenzeile des Formulars nimmt sie weg.
• Bearbeiten auf der Seite eines Kunden ändert die E-Mail des Kunden auf allen seinen Formularen, und Zusammenführen gibt den verschobenen Formularen die E-Mail-Adresse des Kunden.
• Auf der Seite Neues DS-160-Formular setzt die Wahl einer Person unter Vorhandener Kunde deren E-Mail-Adresse in das Feld E-Mail des Kunden, wo sie sich nicht ändern lässt. Eine Kopie eines Formulars für dieselbe E-Mail des Kunden wird mit dem Kunden des kopierten Formulars verknüpft.

Personen finden, die schon Formulare haben

Wenn Sie Kunden zum ersten Mal öffnen, vergleicht DS160.io die Formulare des Arbeitsbereichs und listet diejenigen auf, die für dieselbe Person zu sein scheinen, unabhängig von ihren E-Mail-Adressen: dieselbe Passnummer oder derselbe Name und dasselbe Geburtsdatum. Demo-Formulare werden ausgelassen.

1. Klicken Sie auf Prüfen bei Formulare, die zur selben Person gehören könnten.
2. Prüfen Sie bei jedem Vorschlag die Formulare und klicken Sie dann auf Dieselbe Person, um sie alle mit einem Kunden zu verknüpfen (einem neuen oder dem Kunden, den einige von ihnen schon haben), oder auf Nicht dieselbe Person. Hat noch keines der Formulare einen Kunden, öffnet Dieselbe Person Ein neuer Kunde für diese Formulare und fragt nach Namen und E-Mail-Adresse (zunächst mit dem Namen des neuesten Formulars und der Kunden-E-Mail der Formulare); klicken Sie dann auf Erstellen und Formulare verknüpfen. Gehört diese Adresse schon einem Kunden, sagt der Dialog Das ist die E-Mail-Adresse von Ana Popescu: Diese Formulare werden diesem Kunden zugeordnet., und die Formulare werden mit diesem Kunden verknüpft. Ein abgelehnter Vorschlag kommt für dieselben Formulare nicht wieder.
3. Klicken Sie später auf Erneut vergleichen, um die Formulare noch einmal zu vergleichen, nachdem neue hinzugekommen sind.

Auch die Übersicht eines Formulars zeigt an, wenn es nach einem vorhandenen Kunden aussieht, mit Mit … verknüpfen und dem Namen des Kunden.

Der Vergleich liest die Antworten, wenn er läuft, und speichert nur, welche Formulare zusammengehören, nie die Passnummer, den Namen oder das Geburtsdatum, die übereinstimmten.

Ein Kunde doppelt angelegt

Ein Auftraggeber, der von zwei E-Mail-Adressen geschrieben hat, kann als zwei Kunden enden. Klicken Sie auf der Seite eines der beiden Kunden auf Zusammenführen und wählen Sie den anderen unter Zusammenzuführender Kunde. Dessen Formulare werden zu diesem Kunden verschoben und übernehmen seine E-Mail-Adresse, und er wird archiviert, mit einem Link zu dem Kunden, in den er zusammengeführt wurde.

Fehlerbehebung

• In der Seitenleiste gibt es keinen Eintrag Kunden. Kunden gibt es in Business-Arbeitsbereichen. Nutzen Sie in einem persönlichen Konto Meine Familie.
• Das Feld sagt „Ana Popescu hat diese E-Mail-Adresse bereits.“ Jeder Kunde hat seine eigene Adresse. Öffnen Sie Ana Popescu in Kunden und verknüpfen Sie das Formular mit ihr, oder, wenn beide derselbe Auftraggeber sind, klicken Sie auf Zusammenführen.
• Das Feld sagt „Das ist die Adresse eines Teammitglieds, nicht die eines Kunden.“ Geben Sie die eigene Adresse des Kunden ein. Ein Formular ohne Kunden kann die Adresse eines Teammitglieds behalten, aber kein Kunde kann sie haben.
• Warum wurden zwei meiner Kunden zusammengeführt? Sie hatten dieselbe E-Mail-Adresse, als die Regel „ein Kunde pro Adresse“ eingeführt wurde. Jede solche Gruppe wurde in ihren ältesten Kunden zusammengeführt, samt Formularen; die anderen sind archiviert und als zusammengeführt markiert, und Archivierte anzeigen findet sie.
• Ein Vorschlag nennt zwei verschiedene Personen. Klicken Sie auf Nicht dieselbe Person. Zwillinge mit demselben Namen und Geburtsdatum oder eine Passnummer, die in das falsche Formular eingegeben wurde, können gleich aussehen.
• Ein Formular fehlt auf der Seite eines Kunden. Es ist mit einem anderen Kunden verknüpft oder mit keinem. Klicken Sie in der Übersicht des Formulars auf Ändern oder Mit einem Kunden verknüpfen.